■概要
PipedriveとGoogle Driveを連携して利用する中で、ファイルの保存後のリンク転記を手作業で行い、手間を感じることはないでしょうか。手作業での情報連携は時間がかかるだけでなく、コピーミスやノートの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、Pipedriveの関連する組織情報に自動でノートが追加されるため、こうしたファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PipedriveとGoogle Driveを併用し、ファイル情報の転記作業に時間を費やしている営業担当者の方
- 顧客関連ドキュメントの管理や共有を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方
- SaaS間の連携における手作業をなくし、データ入力の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーにPipedriveへ自動でノートが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します
- 手作業によるファイルURLのコピーミスやノートの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPipedriveをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合や特定のファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでファイル名から組織名などの情報を抽出します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「組織を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとにノートを追加したい組織を特定します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「ノートを追加」アクションを設定し、特定した組織にファイルのURLなどを記載したノートを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フォルダが作成された際に後続の処理を実行しないようにしたり、ファイル名に「見積書」や「契約書」といった特定の文字列が含まれる場合のみフローが起動するようにしたりと、任意の条件を設定できます
- AIによるデータ抽出では、ファイル名から組織の検索に利用したい情報（例：会社名）を任意で指定して抽出することが可能です
- Pipedriveのノート追加設定では、本文にファイルの名称やGoogle Driveのリンクといった、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として自由に埋め込めます
■注意事項
- Google Drive、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
