【ノーコードで簡単設定】SalesforceのデータをBoxに自動的に連携する方法

Salesforceでステータスに応じてファイルをBoxに保存する

ステータスの変更に伴いファイルを自動保存することもできます。商談、契約など、フェーズに合わせた関連ファイルの処理がスムーズに行えるはずです。

SalesforceのデータをBoxに同期・格納する

Salesforceに登録したデータをBoxに自動保存したり、定期レポートを格納することができるフローです。<span class="mark-yellow">手作業によるデータの移動をなくし、情報を一元管理できるため、業務のスムーズな運用につながるでしょう！</span>

SalesforceとBoxの連携を作ってみよう

それではここからプログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを使って、SalesforceとBoxの連携方法をご説明します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は「Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」方法をご説明します。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• SalesforceとBoxをマイアプリ連携
• Salesforceのデータを取得する設定
• Boxに取引先専用フォルダを作成する設定
• トリガーボタンをONにして、SalesforceとBoxの連携動作を確認

ステップ1：SalesforceとBoxをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

SalesforceとYoomの連携

※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

1.検索する

Salesforceを検索します。

2.ログインする入力

ログインを行います。
なお、Yoomとの連携にはSalesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら

3.連携完了

ログイン後、画面が切り替わり上記の表示が出たら連携完了です！

BoxとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。

2.ログインする

Boxにログインします。

内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

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1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう！

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！

ステップ3：Salesforceのデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Salesforceのアイコンの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。

4.トリガーの指定

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トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
登録中のプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.マイドメインURLの設定

マイドメインURLを入力します。
マイドメインURLにつきましてはボックス下部の補足の通り、Salesforceにアクセスしてご確認ください。

6.テストの実行

この段階でテスト用としてダミーの取引先をSalesforceに登録しておきましょう。
登録ができたらテストボタンを押します。

青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう！

ステップ4：Boxに取引先専用フォルダを作成する設定

1.アプリと連携する

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Boxのアイコンの「フォルダを作成」を選択してください。
次へを押します。

2.必須項目の設定

新規作成するフォルダを指定します。

フローボットテンプレートを活用しているため、Salesforceに登録した取引先名のデータが置換された状態で設定されています。
これにより、Salesforceに取引先を追加すると、その取引先名称で新規フォルダが作成されます！

画像のようにその他のデータもクリックすることで流用可能です！

どの親フォルダに新規フォルダを作成するのか指定します。
ボックス下部の補足の通り、Boxの親フォルダのURLを確認して入力しましょう。

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされ、Boxに新規フォルダが作成されていれば設定完了です。保存を押しましょう！

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でSalesforceとBoxの連携は完了です！

BoxのファイルデータをSalesforceに反映させたい場合

今回はSalesforceのデータをBoxに流用しましたが、BoxのファイルデータをSalesforceに反映させることも可能です！

Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する

Boxにアップロードしたファイルがレコードとして登録されることで、ファイルとデータが紐づきやすくなり管理が簡単になるかもしれません。

Boxに新しい契約書がアップロードされたら、Salesforceの商談レコードにファイル情報を登録する

契約書が自動的に商談レコードに登録されると、どの商談にどのようなファイルが関連しているのかわかりやすくなるはずです。ファイルを取りこぼしたり、探す手間が省ける可能性が高まるでしょう。

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SalesforceやBoxのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Salesforceを使った自動化例

Salesforceのリード情報の通知を受け取ったり、メールや帳票の自動作成までフローで設定することができます。
いろいろな情報を扱うSalesforceとほかのアプリ連携を活用すると、アプリ間の行き来がなくなり煩わしさが少なくなりそうですね！

Boxを使った自動化例

Boxにファイルがアップロードされたら通知やメールを受け取ったり、情報をGoogle スプレッドシートに自動追加することができます。
また、AIを活用してファイルのデータを読み取ることもできるので幅広いフローが準備されています！

終わりに

<span class="mark-yellow">SalesforceとBoxの連携を活用すれば、取引先ごとのフォルダ作成やステータス変更に伴うファイル保存が自動化でき、手作業の手間を減らせます。</span>データの管理がスムーズになり、必要な情報をすぐに整理できる環境が整います。

さらに、Yoomを使えばプログラミング不要で簡単に設定可能です！複雑な設定はいらいので、誰でもすぐに始められます。

SalesforceとBoxの連携で業務効率を上げたい方は、まずは無料でYoomに登録し、便利なデータ連携を体験してみてください！