Boxに新しい契約書がアップロードされたら、Salesforceの商談レコードにファイル情報を登録する

■概要

契約書が締結されるたびに、Boxにファイルをアップロードし、さらにSalesforceを開いて該当の商談レコードに手作業でファイルを登録する、といった業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付の漏れや誤った商談への紐付けといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxに契約書をアップロードするだけで、Salesforceの関連する商談レコードへのファイル登録が自動で完了し、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSalesforceを用いて契約書管理を行っている営業や営業事務担当の方
• 手作業によるファイルの登録や、Salesforceのレコード更新に課題を感じている方
• 契約管理業務の効率化や標準化によって、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードすると、Salesforceの商談レコードに自動で紐付けられるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのファイル登録や転記が不要になるため、添付漏れや間違ったレコードへの紐付けといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
5. さらに、SalesforceのID取得やレコード検索のアクションを組み合わせ、最後に「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーションでは、更新対象となる商談レコードの特定条件や、ファイル情報をどの項目にどのように紐付けるかを詳細にカスタムできます。

■注意事項‍

• Box、SalesforceとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。