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営業活動において見積書の作成は欠かせないプロセスですが、手間や時間がかかっていませんか？
特に、顧客情報や商談データを一から入力して見積書を作成する場合、ミスのリスクや非効率な作業が発生しがちです。
そこでおすすめしたいのが、顧客管理ツール「Salesforce」とクラウド見積書作成ツール「Misoca」の連携です。この連携により、データ入力の手間を省き、ワンクリックで見積書が作成できます。
本記事では、SalesforceとMisocaを活用することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。効率的でミスの少ない見積書の作成方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。
SalesforceとMisocaの連携により、Salesforce上で管理している顧客情報や商談データをそのままMisocaに取り込んでワンクリックで見積書を自動生成できます。この仕組みにより、営業担当者は本来の業務である顧客対応や提案活動により多くの時間を割くことが可能になるでしょう。
例えば、営業担当者が毎日10件の見積書を作成していた場合、1件あたり約15分かかり、1日で2時間半を費やしていました。しかし、連携機能を活用すると1件あたりの作成時間が約3分に短縮され、1日わずか30分程度で完了しました。
このように、特に複数の商品やカスタマイズ条件が必要な見積書の場合、この自動化は役立つでしょう。
顧客情報や商談データをSalesforceから直接Misocaに連携できることで、手作業での転記が削減され、入力ミスが減少するでしょう。
これにより、誤った情報で見積書を作成するリスクが軽減されるだけでなく、後から訂正する手間や顧客に不信感を与えるリスクも防ぐことが期待できます。また、見積書の品質が向上することで、顧客からの信頼を得ることにも繋がるでしょう。
例えば、手入力の場合、「株式会社〇〇」の社名を「〇〇株式会社」と誤記したり、数字の桁を間違えて入力したりといったエラーが発生する可能性があります。しかし、Salesforce上に正しく登録されたデータをMisocaにそのまま反映することで、こうしたミスは未然に防げるでしょう。
SalesforceもMisocaもクラウドベースのサービスであるため、紙媒体と違いインターネット接続環境があれば場所を問わず利用できます。これにより、リモートワークや出張先でも簡単に必要なデータにアクセスして、ワンクリックで見積書を作成でき、顧客対応のスピードアップに貢献するでしょう。
例えば、出張先で急遽見積書が必要になった場合でも、営業担当者は自分のパソコンからSalesforceにアクセスし、ワンクリックすることで、その場で見積書を作成できます。また、クラウド環境のため、データの紛失リスクが低く、チーム全員が常に最新情報を共有できる点も大きなメリットです。
[Yoomとは]
SalesforceとMisocaを連携させることで、Salesforceの情報を基にMisocaで見積書をクリックひとつで自動作成できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面から、「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(5)次にMisocaの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からMisocaをクリックします。
(6)Misocaのログイン画面から、お持ちのIDでログインを行ってください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSalesforceとMisocaが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
Chrome拡張機能トリガーの「カスタムオブジェクトのレコードから起動」をクリックします。
(2)「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のサイトを参照ください。
下へ進み、Salesforceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「カスタムオブジェクトのレコードから起動」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定」画面から、赤線を確認の上、マイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックしますし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次は、Misocaと連携して取引先に紐づく送り先IDを取得します。
「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」をクリックします。
(2)Misocaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Misocaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、取引先IDをアウトプットから選択します。
アウトプットから選択することで、Salesforceの情報を引用することができます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次は、Misocaと連携して見積書を作成します。
「見積書を作成」をクリックします。
(2)Misocaの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Misocaと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「見積書を作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、必須項目の発行日、送り先ID、見積内容をアウトプットから選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な箇所に入力を行ってください。
また、有効期限を下記の画像のように、日付から選択することで、日付を変更する手間を省けます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「SalesforceからMisocaで見積書を作成する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもSalesforceやMisocaを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.SalesforceからMisocaで請求書を作成する
このフローを活用することで、Salesforceの情報を基にワンクリックでMisocaで請求書を作成できます。これにより、担当者が手動で請求書を作成する手間を省き、時間を節約できるでしょう。営業担当者や経理担当者に特におすすめです。
2.SalesforceからMisocaに取引先を追加する
このフローを活用することで、SalesforceからMisocaに取引先をワンクリックで追加できます。これにより、業務のスピード向上が期待できます。また、手動入力を減らすことで、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができるでしょう。このフローは情報管理を効率的に進めたい方におすすめです。
3.Misocaで見積書が新たに作成されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知する
MisocaとMicrosoft Teamsを連携することで、Misocaで見積書が作成されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されます。これにより、手動で通知する手間を省き、担当者へスムーズに情報共有できるでしょう。また、通知メンバーやチャンネルを設定することができるため、柔軟に対応することが可能です。
さらに、SalesforceやMisocaを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
SalesforceとMisocaを連携することで、見積書作成の効率化が期待できそうですね！
入力ミスの削減やプロセスの一元化、そしてクラウドサービスならではの利便性など、あらゆる面で営業活動をサポートしてくれるでしょう。これにより、営業担当者は煩雑な作業から解放され、顧客対応や戦略的な活動に専念できることが期待できます。
業務効率化や正確性向上を目指している方にとって、SalesforceとMisocaの連携はとても価値のあるソリューションと言えるでしょう。
ぜひ、この機会に導入を検討してみてください。
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