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Salesforceは、顧客の基本情報から過去のやり取りに至るまで、すべてを一元管理できる高機能なツールですよね。
また、Microsoft SharePointのファイル管理で優秀なツールです。
でも、取引先が新たに登録されるたびに、Microsoft SharePointでフォルダを手動で作成するのって、面倒に感じませんか？
本記事では、SalesforceとMicrosoft SharePointをノーコードで連携し、取引先が登録されたら自動でフォルダを作成する方法を詳しく解説します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSalesforceとMicrosoft SharePointの連携が可能です。
YoomにはあらかじめSalesforceとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
SalesforceとMicrosoft SharePointを連携してできること
SalesforceとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、SalesforceのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに資料が一元管理できるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Salesforceに新規リードが登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
顧客ごとの資料管理の効率化が見込め、チーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。
■概要
「Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ作成作業の効率化に寄与します。
自動で会社ごとのフォルダを作成できるため、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して顧客管理を行っている方
・Salesforceにリードが登録されるたびにフォルダを迅速に作成したいと考えている方
・SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させて業務効率を向上させたいと考えている方
・Microsoft SharePointを使用してドキュメント管理を行っている方
・資料やドキュメントの整理をスピーディに行いたいと考えている方
■注意事項
・SalesforceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSalesforceとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
▼今回使用するアプリはこちら：Salesforce／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
ステップ1: SalesforceとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Salesforceのマイアプリ連携
2．Microsoft SharePointのマイアプリ連携
先ほどと同様の操作でMicrosoft SharePointのアプリアイコンを検索し、クリックしましょう。
サインイン画面が表示されるので、使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
2つ目のMicrosoft SharePointも接続完了です！
SalesforceとMicrosoft SharePointアプリ連携については、以下の点にご注意ください。
その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されます。
ステップ3: 取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定
1.それでは、今回紹介するフローボットを、上から順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2. タイトルは自由に設定してください。
Salesforceと連携するアカウント情報が入力されていることを確認します。
トリガーアクションは、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
3. 次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「マイドメインURL」に注釈に沿って情報を入力した後、Salesforce側で取引先オブジェクトに、テスト用として新規のレコード情報を登録してください。
登録後、Yoomの画面に戻り、[テスト]をクリックします。
テストに成功すると、Salesforce側で登録した値を取得できます。
5.取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
取得した値は、この後のステップで引用・活用できます。そのため、ここで得た情報をフォルダ作成時のフォルダ名に引用するといった活用が可能となります。
ステップ4:Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定
1.最後に「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報の入力を確認します。
実行アクションは「フォルダを作成」を選択して、「次へ」を押しましょう。
3.次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。
4.「親フォルダ名」は対象となるキーワードを入力し、「親フォルダのアイテムID」は『候補』から選択しましょう。
「フォルダ名」は、今回【取引先名】をフォルダ名として指定するよう設定してみました。
5.情報を入力した後、［テスト］をクリックします。成功すると、以下のように表示されます。
実際にMicrosoft SharePointでフォルダが作成されるので、確認してみましょう。
6.設定した内容で情報が反映されました！結果に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで、【Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成しました。
ステップ4:テストと確認
設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Microsoft SharePointの情報をSalesforceに連携したい場合
Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動的にSalesforceにファイル情報を追加するフローです。
関連する営業やプロジェクトの情報を一元管理し、チーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Salesforceにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理を効率化します。
ファイルの格納と同時にファイル情報が自動で追加されるため、業務効率化につながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを使ってファイル管理を行っている方
・Microsoft SharePointにアップロードされるファイル情報を迅速にSalesforceに反映させたい方
・手作業でのファイル情報追加が手間に感じている方
・Salesforceを使って顧客管理や案件管理を行っている企業
・ファイル情報を迅速に営業チームに共有したい企業
■注意事項
・Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する
フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、対応するファイル情報をSalesforceに追加するフローです。
データ管理の効率化が見込め、営業やサポート業務でのスムーズなファイル共有が期待できます。
■概要
「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の手間を削減します。
自動でファイルの格納と情報の追加が行われるため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・Salesforceを活用して顧客管理や営業管理を行っている方
・フォームの添付ファイルを迅速にSharePointにアップロードし、Salesforceにそのファイル情報をスムーズに追加したいと考える方
・手動でファイルを移動する手間を省き、業務効率を上げたい方
・ファイル管理と顧客管理の連携を自動化し、ミスを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもSalesforceやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Salesforceを活用した自動化例
Salesforceの特定のページで操作を行うだけで定型メールを自動送付したり、ステータス更新を検知してカレンダーアプリ上で新しい予定を自動で作成することも可能です。
複数のツールを立ち上げて操作を行う必要がなくなりそうですね。
Salesforceで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録するフローです。
Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらSlackに通知するフローです。
■注意事項
・SalesforceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信するフローです。
■概要
Salesforceの商談ステージが更新されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに打ち合わせなどの予定を登録するのは手間がかかる上、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談が特定のステージに更新されたことをトリガーにして、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。
これにより、重要な予定の登録作業を自動化し、営業活動をより円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの商談管理において、手作業での予定登録に手間を感じている営業担当者の方
・営業チームの活動を管理しており、予定の登録漏れや共有漏れを防ぎたいマネージャーの方
・SalesforceとGoogleカレンダーを連携させて、営業プロセスの効率化をしたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するフローです。
Microsoft SharePointを活用した自動化例
情報の追加をトリガーにフォルダを自動作成するため、初動対応の迅速化が期待できるでしょう。
また、自動化の導入によって、ストレージサービス同士のデータの同期も容易に行えるようになるはずです。
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する」ワークフローは、ファイル情報の管理を効率化します。
書類の内容をOCRで読み取り、自動でファイル情報を追加できるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・Microsoft SharePoint上のファイルを利用して業務を行っているが、必要な情報を別のプラットフォームに手動で転記するのが面倒な方
・Microsoft SharePointの書類をOCRして、Notionに自動でデータ追加したいと考えている方
・Notionを利用して情報の一元管理を進めている方
・業務の効率化を目指しており、ファイルのOCRと情報共有を自動化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用する際、回答ごとにファイルを管理するためのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォーム送信をトリガーとして、Microsoft SharePointへのフォルダ作成を自動化し、こうした課題を解決してファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答に関連するファイルをMicrosoft SharePointで管理している方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫している方
・フォーム回答ごとのファイル管理を自動化し、業務の標準化を進めたい方
■注意事項
・TypeformとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformで回答内容を取得する方法は以下を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
SalesforceとMicrosoft SharePointを連携することで、担当者はこれまで手作業で行っていたフォルダ作成の手間を大幅に削減できました。
その結果、顧客対応や営業活動といった優先度の高い業務に集中でき、生産性が向上することが期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてくだい！
Q：フォルダ作成に失敗した場合どうなりますか？
A：
フォルダ作成が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：Salesforce側で情報を更新・削除した場合の挙動は？
A：
Salesforce側で情報を更新・削除した場合は、Microsoft SharePointのフォルダには反映されません。変更が必要な場合は、Microsoft SharePointでフォルダを直接変更する必要があります。
Q：フォルダ名の命名ルールは変更できますか？
A：
はい、可能です。今回は「取引先名」を用いましたが、Salesforceから取得した値をフォルダ名に用いることができます。そのため「種別」や「取引先所有者ID」などをフォルダ名に使用することが可能です。
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