【ラクラク設定】SalesforceのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携する方法

Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに資料が一元管理できるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。

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Salesforceで商談フェーズが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

Salesforceの商談フェーズが更新されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
商談の進捗に応じた資料管理を効率化し、チームでの情報共有を円滑に行えます。

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SalesforceとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にSalesforceとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はSalesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成すフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• SalesforceとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SalesforceとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。

詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Outlookも同様にログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Salesforceで新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。

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1)まずは「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2) アクションは「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

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テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：Microsoft SharePointにフォルダを作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　フォルダを作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「フォルダを作成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

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3)必須項目を入力します。

ボックスをクリックします。
連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択しましょう。
また、ドライブIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびドライブIDを選択してください。

フォルダ名の入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
アウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

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入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。

これで【Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Microsoft SharePointの情報をSalesforceに連携したい場合 

今回はSalesforceからの問い合わせをMicrosoft SharePointに登録する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointの情報をSalesforceに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Salesforceにファイル情報を追加する

Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動的にSalesforceにファイル情報を追加するフローです。
関連する営業やプロジェクトの情報を一元管理し、チーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。

フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する

フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、対応するファイル情報をSalesforceに追加するフローです。
データ管理の効率化が見込め、営業やサポート業務でのスムーズなファイル共有が期待できます。

SalesforceやMicrosoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやMicrosoft SharePointのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Salesforceを使った自動化例

リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。

他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。

Microsoft SharePointを使った自動化例

ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。

他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！

終わりに

SalesforceのデータをMicrosoft SharePointに連携することで、フォルダを作成する手間が省け、企業ごとのデータを保管するスペースの作成が簡略化できるでしょう。

これにより、Salesforceのデータを確認しながら新規取引先専用フォルダを作成する必要がなくなり、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです！
加えて、新しい取引先だけではなく商談フェーズに合わせたフォルダの自動作成も可能になるため、データを綺麗に整理しやすくなるかもしれません。

また、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！

この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！