フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する

■概要

フォームで受け取った申込書や資料などの添付ファイルを手作業で`Microsoft SharePoint`に保存し、さらに`Salesforce`へ顧客情報を登録する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付ファイルの格納と`Salesforce`へのレコード追加が自動で実行され、こうしたファイル管理や顧客情報登録の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由の添付ファイルをMicrosoft SharePointとSalesforceで管理している方
• 手作業でのファイル保存やSalesforceへの情報登録に手間を感じている営業・マーケティング担当の方
• ファイル管理と顧客情報登録のフローを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されるとファイルがMicrosoft SharePointに格納され`Salesforce`にも情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、Salesforceへのデータ転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、添付ファイルなど必要な情報を取得する項目を作成します。
3. オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、フォームから受け取った添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにSalesforceに新規レコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、フォームで取得した会社名や日付などの情報を組み合わせて、動的にフォルダ名を設定することが可能です。これにより、誰が保存しても一貫したルールでフォルダが作成され、管理がしやすくなります。

■注意事項‍

• Microsoft SharePoint、SalesforceとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。