フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する
フォームに添付されたファイルをMicrosoft SharePointに自動保存し、Salesforceにもファイル情報を登録するフローです。
データの素早い共有が見込めるでしょう。
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Microsoft SharePointに登録したファイルデータを確認しながらSalesforceにデータを手動転記することって多いですよね。
この際、ファイルを取り違えたりタイピングミスにより間違ったデータを入力してしまった経験はありませんか？修正をしなければならない場合は二度手間となり、あまり効率的とは言えませんよね。
このような事態を回避するのであれば、Microsoft SharePointとSalesforceを連携するのがおすすめです！<span class="mark-yellow">APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft SharePointのデータをSalesforceに自動的に転記することが可能になります！</span>
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません。
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとSalesforceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft SharePointとSalesforceのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動的にSalesforceにそのファイル情報を追加するフローです。
関連データを一元管理でき、営業活動やサポート業務の効率化が期待できます。
フォームに添付されたファイルをMicrosoft SharePointに自動保存し、Salesforceにもファイル情報を登録するフローです。
データの素早い共有が見込めるでしょう。
Microsoft SharePointに保存されたファイルをOCRで自動解析し、抽出したテキストデータをSalesforceに追加するフローです。
書類のデジタル化を促進し、検索性や業務効率の向上に貢献します。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointにレコードが登録されたら、Salesforceに課題を作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Outlookも同様にログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、データベースの連携を入力し、「次へ」をクリックします。
オブジェクトのAPI参照名はマイドメインURLを設定することで選択可能となります。
使用したいオブジェクトのAPIを選択してください。
3)必須項目を入力します。
追加するレコードの値の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Salesforceにファイル情報を追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はMicrosoft SharePointからの問い合わせをSalesforceに登録する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceに新規リードが登録されると、Microsoft SharePointに対応するフォルダを自動作成するフローです。
関連資料の整理を効率化が見込め、スムーズな営業活動が期待できます。
Salesforceに新しい取引先が登録されると、Microsoft SharePointに自動で対応フォルダを作成するフローです。
取引先ごとの資料管理を効率化し、スムーズな情報共有が期待できます。
Microsoft SharePointやSalesforceのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！
リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。
他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。
Microsoft SharePointのデータをSalesforceに連携することで、ファイルデータを手動転記する手間が省け、データとファイルの紐づけが今よりも簡略化できるでしょう。
これにより、業務スピードの向上や、データ転記のミスなどが防止できるはずです！
また、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！
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