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「Streakで管理しているタスクの進捗を、関係者に都度Gmailで連絡している…」
「新しい案件がStreakに入ったら、手作業でチームにメール共有していて手間がかかるし、忘れることもある…」
Gmailに搭載できるCRMツールであるStreakは非常に便利ですが、Streak上の更新情報を手動でGmailを使って共有する作業に、非効率さや限界を感じていませんか？
こうした定型的な情報共有は、単純作業でありながらも重要なため、なかなか手が離せない厄介な業務です。
もし、<span class="mark-yellow">Streakで特定の動きがあった際に、その内容を自動でGmailに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会にStreakとGmailの連携を自動化して、日々の業務をもっと楽に、効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">StreakとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
StreakとGmailのAPIを連携すれば、Streakで発生したイベントをトリガーに、Gmailで特定の操作を自動的に実行させることが可能になります。
例えば、Streak上でタスクが完了したり、新しい案件（Box）が作成されたりした際に、関係者へ自動でメール通知を送ることができます。
これにより、手作業による情報共有の手間を省き、素早く確実な情報伝達を実現します。気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Streak上で管理しているタスクが完了したタイミングで、関係者やチーム全体にGmailで完了通知を自動送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスク完了の報告作業を完全に自動化し、情報共有の漏れや遅れを防ぐことができる</span>ため、プロジェクトの進行がよりスムーズになります。
Streakで新しいBox（案件やプロジェクト）が作成された際に、その概要を記載したメールを営業担当者や関連部署に自動で送信します。
これまで手動で行っていた<span class="mark-yellow">新規案件発生の共有を自動化することで、担当者の割り当てや初動対応を迅速化し、機会損失を防ぐ</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にStreakとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでStreakとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「StreakでTaskが完了されたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでStreakと検索し対象アプリをクリックしてください。
アカウント名、APIキーを入力し「追加」をクリックします。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
以上でマイアプリ連携は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「Completed Task」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Streakと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Streak上でタスクをあらかじめ完了状態にしておく必要があります。
今回はテスト用に、以下の内容でタスクを完了させました。
Yoomの操作画面に戻り、タスクが完了したタイミングで自動処理を開始する設定を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のPipeline Keyを選択しましょう。
入力後、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した情報が一覧で表示されます。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
Streakから完了済みのタスク情報を正しく取得できるか確認するため、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、完了済みのタスクの情報が一覧で表示されます。
取得した値を確認し、「保存する」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリ、Gmailと連携するアカウント情報はあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
送信するメールの内容を設定します。
各項目について、注釈を参考にそれぞれお好みで設定可能です。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
設定したメール内容の送信テストを行います。
送信先・件名・本文などが正しく反映されているか確認し、「テスト」をクリックして実際にメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、取得された値が一覧で表示されます。
指定した宛先にメールが届いているかを確認し、設定内容が正しく反映されているかを確認します。
内容に問題がなければ、設定は完了です。
Yoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックしましょう。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Streakでタスクが完了したタイミングで、指定した送信先にGmailで通知が自動送信されるようになります。
実際にStreakでタスクを完了させ、Gmailに通知が届くかを確認してみましょう。
今回はStreakからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからStreakへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Gmailで受信したメールの内容をトリガーに、Streak上に情報を自動で登録することで、問い合わせ対応の初動などを効率化できます。
メール本文から<span class="mark-yellow">AIや正規表現を用いて会社名や担当者名、問い合わせ内容といった必要な情報を抽出し、Streakの各項目に自動で登録</span>できます。
手作業による案件登録の手間と入力ミスを完全に排除し、リード対応の初動を素早くします。
「資料請求」や「見積依頼」など、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その送信者の情報をStreakのContactとして自動で登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">見込み顧客からのアプローチを自動で検知し、顧客リストを効率的に作成できる</span>ので、その後の営業活動へスムーズに繋げることが可能です。
今回ご紹介した連携以外でも、StreakやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、その情報を自動でStreakに追加することができます。
また、Apolloで新しいコンタクトが作成されたら、Streakにボックスを作成したり、Salesforceでリードが登録された際にStreakにもリード情報を追加することも可能です。
Gmailで受信した添付ファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードすることができます。
さらに、Googleフォームが送信されると回答者に自動でGmailを返信する仕組みも設定できます。
StreakとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたStreakの更新情報の共有や、Gmailからの問い合わせ内容の転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、タスクの進捗や新規案件の発生を素早く関係者へ共有でき、迅速かつ正確な情報に基づいた業務進行が可能になるため、本来注力すべき顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしStreakとGmailの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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