プロジェクトのスムーズな進行にはタスクの効率的な管理が重要ですが、発生するタスクが多い場合、Asanaに手動で追加するのは手間ですよね。
そこでMicrosoft TeamsとAsanaを連携すると、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、自動でAsanaにタスクを追加できるようになります。
本記事では、その具体的な方法とメリットを解説します。
手動でタスクを登録する際には、指示内容の抜けや誤記、重要な情報の漏れが起こりやすく、これが作業ミスや遅延の原因となることがあります。
しかし、Microsoft TeamsのメッセージをトリガーとしてAsanaに自動でタスクを作成することで、元のメッセージ内容がそのままタスク化されるため、情報の正確性が保たれます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からのリクエストをMicrosoft Teamsで受け取り、それをAsanaに自動タスク化することで、伝達ミスを防ぎます。
これにより、担当者が正確な内容に基づいて迅速に対応することが可能になるでしょう。
このようなシステムは、特に複雑なプロジェクトや大量のタスクを抱えるチームにとって、大きなメリットとなるでしょう。
Microsoft TeamsでのメッセージがAsanaのタスクに自動反映されることで、タスクの一元管理が可能になります。
異なるツールやフォーマットでタスクが分散すると、進捗状況を把握するためにそれぞれのツールを確認する必要があり、チーム全体の効率が低下する可能性があります。
しかし、この連携を活用すれば、Asana上にタスクを集約でき、誰が何をすべきか、どのタスクが未完了かが一目でわかります。
例えば、複数の部署が関わるプロジェクトでは、Microsoft Teamsで共有された情報がAsanaに整理されることで、全体像を見失うことなく作業を進めることができるでしょう。
通常、チャットやメールで受け取った内容をタスク管理ツールに登録する際には、メッセージ内容をコピー＆ペーストしたり、必要な情報を手作業で入力したりする必要があります。
しかし、このプロセスを自動化すれば、タスク作成の労力を最小限にできます。
例えば、Microsoft Teamsで上司から受け取った指示が自動的にAsanaにタスクとして登録されるので、内容の入力や期日の設定といった作業が不要になります。
結果として、作業を始めるまでの準備時間が短縮され、全体的な業務のスピードも向上するでしょう。
この入力作業の省略は、特に短時間で多くのタスクを処理する必要があるチームやプロジェクトにおいて、非常に効果的です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Microsoft TeamsのAPIを利用して投稿されたメッセージを受け取り、
Asanaの提供するAPIを用いて、メッセージ内容から新規タスクを作成することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft TeamsとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Teamsと検索します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてAsanaと連携します。
以下の画面が出たらお使いの方法でログインしてください。
Microsoft TeamsとAsanaがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。
ここでMicrosoft Teamsに進み、設定したチャネルにテスト投稿をしましょう。
フローボットの設定に戻り、テストを行います。
チャネルの投稿内容がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「タスクを追加する」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
タスクの説明はアウトプットを活用しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Asana側を確認してみましょう。
無事に登録されていますね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはMicrosoft TeamsとAsanaを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Asanaで期日切れのタスクをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
プロジェクトで複数のタスクを管理している場合、期日切れのものを探すのは時間がかかりますよね。
このフローを利用すれば、毎日決まった時間に期日切れのものを通知してくれるので、チームメンバーにも簡単に共有できます。
2.Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらMicrosoft Teamsにメッセージを送付するフローです。
忙しくてAsanaが確認できない間に、タスクが溜まっていたということはよくありますよね。
このフローを活用すれば新規タスクを通知してくれるので、確認漏れが防げそうです。
3.Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
タスクが完了した際、手動で通知していた方におすすめです。
Asanaを開かなくても、Microsoft Teamsの通知でタスク完了を確認できます。
今回は「Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Microsoft TeamsとAsanaの連携は、業務の自動化と効率化に大きな効果をもたらすでしょう。
手動入力によるミスや時間のロスを防ぎ、タスク管理を一元化することで、チーム全体の生産性向上が期待できます。
本記事で紹介した方法を活用して、ビジネスの課題解決と業績向上にぜひお役立てください。
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