Asanaでタスクが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

プロジェクトのタスク進捗をチームで共有する際、Asanaの更新を手動でMicrosoft Teamsに通知する作業に手間を感じていませんか。また、通知漏れや遅延が業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが更新された際に、自動でMicrosoft Teamsへ通知でき、これらの課題をスムーズに解消し、スピィーディーな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを利用し、プロジェクト管理やチーム内連携を行っている方
• タスク更新の通知作業を自動化し、コミュニケーションの効率を上げたいと考えている方
• 手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスク更新がMicrosoft Teamsへ自動で通知されるため、情報共有にかかる時間と手間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業による通知の抜け漏れや誤りを防ぎ、重要なタスクの更新情報を確実にチームへ伝達することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したAsanaプロジェクトでタスクに動きがあった際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、「分岐する｜作成・更新の判別」を設定します。これにより、タスクが新規に作成されたのか、既存のものが更新されたのかを判別し、後続の処理を条件に応じて変更できます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsにメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャネルを任意のものに設定できます。
• 同じくMicrosoft Teamsへの通知メッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前のステップでAsanaから取得したタスク名や担当者、期日などの情報を変数として埋め込み、状況に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。