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「Trelloにカードを追加したのに、メンバーへの共有を忘れてしまった…」
このように共有作業を忘れてしまうことは、誰もが一度は経験したことがあるでしょう。
他の業務を進めながら情報共有を行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーが起こりやすいです。
特に、TrelloとGmailを別々で活用していると、タスクを追加するたびに共有が必要になり、意外と時間が奪われがちです。
そこで、TrelloとGmailを連携して通知を自動化できるとどうでしょう？
Trelloでカードの作成や更新が起こると、自動的にGmailに通知できるため、コミュニケーションのズレや漏れを防止できるかもしれません！
本記事では、TrelloとGmailを連携してできることや自動化の設定方法を詳しく解説します。
TrelloやGmailを使用した自動化もご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にTrelloとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめTrelloとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
TrelloとGmailのAPIを連携すれば、TrelloのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにTrelloとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailを活用して、Trelloの情報を共有している方におすすめのフローです。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
このフローを活用すると、更新されたことをGmailに自動通知できるため、カード情報の確認作業を効率的に行えそうです。
■概要
Trelloでタスクの進捗を管理しているものの、カードの更新に気づかず対応が遅れてしまったり、変更の都度、関係者に手動で連絡する作業に手間を感じていたりしないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Trelloのカード情報が更新されたタイミングをトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できます。これにより、重要な更新の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
カード作成のフローを自動化し、Gmailで通知できるため、最新のカード情報を確認したい方におすすめです。
■概要
お問い合わせフォームや社内申請など、フォームで受け取った情報を手作業でTrelloに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報の転記は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でTrelloにカードが作成されGmailで通知が送信されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にTrelloとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はノーコードツールYoomを使用して、TrelloとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はTrelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
フローボット作成前に、Yoomとアプリを連携しましょう。
まずは、Trelloのマイアプリ登録を行います。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧では、検索窓でTrelloを検索し、選択します。
アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定し、追加をクリックしてください。
Trelloの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認しましょう。
これでTrelloのマイアプリ登録ができました。
次にGmailのマイアプリ登録を行います。
先ほどの手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックします。
アプリ一覧では、検索窓でGmailを検索し、選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウント情報を選択しましょう。
次へをクリックします。
続行をクリックしましょう。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
ここではより簡単に操作・設定ができるように、テンプレートを使ってフローボットを作成します。
それでは、下のバナーをクリックしてコピーしてください。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに保存されています。
下準備ができたら、フローボットを設定していきましょう。
コピーしたテンプレートの「カードが新たに作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは事前に入力されていますが、変更することができます。
Trelloと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「カードが新たに作成されたら」と設定されていることを確認し、次へをクリックします。
APIキー、APIトークン、ユーザー名を入力します。
ユーザー名はプロフィールから確認できます。
APIキー・APIトークンは手動でTrelloから取得する必要があります。
Trelloにログインした状態で、こちらにアクセスしましょう。
左に表示されている「APIキー」をクリックし、取得しましょう。
赤枠内がAPIキーです。
手動でトークンを生成すると記載されている箇所をクリックしてAPIトークンを取得しましょう。
ボードIDは候補から選択します。
設定後、テストをクリックして、テスト成功と表示されたら次へを選択しましょう。
次画面に進んだら、Trelloに新しいカードを追加し、再度テストをクリックします。
Trelloのカード情報が正しく取得できたら、保存します。
最後の設定ステップです。
「メールを送る」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toと件名を設定しましょう。
本文は、添付画像のようにTrelloのアウトプットから項目を選択し設定します。
アウトプットから選択すると{{●}}で記載されます。
これで都度値を更新しなくても、自動的に変換することができます。
アウトプットを使用しないと、同じ内容が通知されるだけになってしまいますので、必ずアウトプットを使用しましょう。
詳しくはこちらを確認してください。
設定したら、次へをクリックしましょう。
次画面に進み、メッセージ内容を確認してテストをクリックします。
Gmailでメッセージ送信できたら保存しましょう。
保存後、トリガーをONにして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はTrelloからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからTrelloへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
手動でタスクを追加する業務を軽減したい方はこちらのフローもお試しください。
事務作業の負担が減り、他の業務に時間を活用できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールを、一件ずつ確認しながら手作業でTrelloに転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailに届いた情報から手動でTrelloに登録している方におすすめのフローです。
必要なデータのみを抽出できるため、タスク管理の効率化が期待できます。
■概要
Gmailで受信した問い合わせや依頼内容を、一件一件Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でTrelloにカードを作成します。これにより、タスク管理の効率化とミスの削減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TrelloやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
商談が受注に更新された際や特定のキーワードを含むメッセージを受信した際に、Trelloにカードを自動作成可能です。
他のデータベースに情報を連携したり、カレンダーに追加したりできます。
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールのTrelloへ手動でタスクを登録する作業は手間ではないでしょうか。特に、情報の転記には時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloが起動したら、Googleスプレッドシートに追加されたカード内容を登録するフローです。
TrelloとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でTrelloを利用している方
・チームのタスクをTrelloで管理しているプロジェクトマネージャー
・TrelloとGoogleカレンダーの両方を活用して業務を進めているチーム
2.業務でGoogleカレンダーを利用している方
・Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・Googleカレンダーへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーを利用することで、タスクやイベントの管理が効率化されます。
また、設定した時間にリマインダーを受け取ることができるため、予定の抜け漏れを防ぎ、業務進行がスムーズになります。
しかし、Trelloに追加されたタスクをGoogleカレンダーに都度手動で設定している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Trelloにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに登録することができます。
手動によるGoogleカレンダーへの設定が不要となるため、Googleカレンダーへの設定漏れやご入力を防止することができ、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Trello、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Slackでのタスク依頼や重要な報告を、見逃さずにTrelloで管理したいと思いませんか？チャンネルに投稿されるメッセージの中から、手作業でタスクを拾い上げてカードを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むSlackメッセージを検知し、自動でTrelloにカードを作成できるため、タスク管理の効率化と抜け漏れ防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloでタスク管理を行い、その進捗をNotionで集約・管理しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、Trelloの更新内容を都度Notionに手作業で転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Trelloのカード情報が更新された際に、その内容を自動でNotionのデータベースに同期できます。これにより、二重入力の手間をなくし、常に最新の情報をチームで共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailの内容を自動翻訳したり、タスク完了を通知することができます。
手動での操作を軽減できるため、効率化を図れそうです。
■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
海外の顧客やパートナーとのやり取りで、外国語のメール対応に時間を要したり、内容の把握が遅れてしまったりすることはありませんか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、その内容をAIが自動で翻訳し、LINE WORKSに通知する一連の流れを自動化します。これにより、言語の壁によるコミュニケーションの遅延を防ぎ、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届く大量の問い合わせメールの対応に追われ、本来の業務に集中できないことはありませんか。
一件一件内容を確認して返信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローなら、Gmailの特定ラベルに届いたメールをAIで読み取り、適切な内容を自動で返信できます。
問い合わせ対応の初動を自動化し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
TrelloとGmailの連携により、タスク管理と情報共有が今まで以上にスムーズになるでしょう。
特に、Trelloでのカード作成や更新をトリガーにGmailに通知する自動化を活用すれば、手作業での共有手間が省け、コミュニケーション強化が期待できます。
さらに、Gmailで受信した内容に基づいてTrelloにカードを自動作成すると、問い合わせ対応や必要なデータのみを集約したタスク管理が可能です。
「手作業での共有を減らしたい」「タスク管理をもっと効率化させたい」とお悩みの方は、TrelloとGmailの連携をおすすめします。
少しでも自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の合間に設定可能です！
毎日地味に時間がかかっていたタスクの共有を自動化に任せて、業務をスムーズに進めましょう！
