Gmailの問い合わせ内容を抽出して自動返信を設定する

■概要

Gmailに届く大量の問い合わせメールの対応に追われ、本来の業務に集中できないことはありませんか。
一件一件内容を確認して返信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローなら、Gmailの特定ラベルに届いたメールをAIで読み取り、適切な内容を自動で返信できます。
問い合わせ対応の初動を自動化し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの顧客からの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• 問い合わせの一次対応を自動化し、担当者の業務負荷を軽減したいと考えているチームリーダーの方
• AIを活用して、定型的なメール返信業務の効率化や質の向上を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの特定ラベルへのメール受信をトリガーに自動で返信するため、手作業で行っていた一次対応の時間を短縮することができます。
• AIがメール内容を解析し返信文を生成するため、手作業による確認漏れや返信遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文をもとに返信内容を生成させます。
4. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、問い合わせ元のアドレスにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとするラベルを設定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズできます。
  受信したメールの件名や本文の内容を含めて、より適切な返信文を生成するよう設定してください。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文を設定可能です。
  トリガーで取得した送信元アドレスや、AIが生成した本文などを変数として埋め込むことで、動的なメールを作成できます。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。