Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Notionで案件情報を管理しているものの、見積書を作成する際は都度Microsoft Excelに情報を手作業で転記し、Gmailで送付する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を元に見積書を自動で作成し、Gmailでの送信までを完結させることが可能です。見積書作成から送付までの一連の業務を自動化し、入力ミスや対応漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客や案件管理を行い、見積書を手作業で作成している営業担当者の方
- Microsoft Excelへの情報転記ミスや、Gmailでの送付漏れを防ぎたい方
- 見積書作成から送付までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報を元にMicrosoft Excelの見積書が自動作成されるため、手作業での作成や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Microsoft Excel、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で、あらかじめ用意したMicrosoft Excelのテンプレートを元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した見積書を添付して任意の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのレコードを取得する設定で、検索のキーとなる項目を任意で設定してください。
- 書類発行機能では、ご利用のMicrosoft Excelの見積書雛形を設定し、Notionから取得した顧客名や金額などの情報をどのセルに出力するかを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信する設定では、Notionから取得した担当者のメールアドレスを宛先に設定するなど、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft Excel、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
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ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
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ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
ページのプロパティを更新（電話プロパティ）
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指定のレコードにサブアイテムを追加する
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フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページを作成（非推奨）ページにテキストを追加（非推奨）ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）ページにヘッダーと本文を追加（非推奨）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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