Mazricaの案件ページから1クリックで契約書作成しメールを送付する

■概要

Mazricaで受注確度が高まった案件について、契約書を作成しメールで送付する一連の業務に手間を感じていませんか？
手作業による情報の転記は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Mazricaの案件ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントでの契約書作成からメール送付までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Mazricaでの案件管理から契約手続きまでを効率化したいと考えている営業担当者の方
• 手作業による契約書作成での情報転記ミスや送付漏れを防止したいチームリーダーの方
• 営業活動における定型業務を自動化し、よりコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaの案件情報をもとに契約書の作成とメール送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、会社名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MazricaとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Mazricaの案件ページで拡張機能をクリックした際にフローが起動するよう設定します。
3. 続けて、オペレーションでMazricaの「特定の案件情報を取得」アクションを設定し、起動したページの案件情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した案件情報をもとに契約書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を取引先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chrome拡張機能トリガーの設定では、起動対象とするMazricaの案件ページのURLサンプルを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、雛形となる書類や発行後の書類の連携、また取得した案件情報を反映させる箇所を任意で設定します。
• メール送信機能のアクションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

• MazricaとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。