Gmailでライセンス申請を受信したら、マネーフォワードAdminaで個人のSaaSアカウントを検索し承認を依頼する

■概要

従業員が増えるにつれて煩雑になりがちなSaaSのライセンス管理業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。
特にGmailでのライセンス申請の確認や承認依頼といった手作業は、対応漏れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った申請内容をもとにマネーフォワード Adminaの情報を自動で検索し、承認依頼までを完結できるため、手作業によるライセンス管理を自動化し、業務効率を改善します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailとマネーフォワード Adminaを用いたライセンス管理を自動化したい情報システム部門の方
• 手作業によるSaaSアカウントの管理に課題を感じており、業務の自動化を検討している方
• 従業員の入退社に伴うライセンスの発行や棚卸し業務の効率化を目指す総務担当者の方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの申請受信から承認依頼までが自動化されるため、ライセンス管理にかかる作業時間を短縮できます。
• 手動での確認作業が不要になることで、申請の見落としや承認依頼の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、受信したメールの本文から申請者の情報などを抽出します。
4. 続いて、マネーフォワード Adminaの「個人のSaaSアカウント(ピープル)を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとにアカウントを検索します。
5. 最後に、承認機能で「承認を依頼する」アクションを設定し、関係者へ承認依頼を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「ライセンス申請」など）を任意で設定してください。
• マネーフォワード Adminaで個人のSaaSアカウントを検索する際に、対象となる組織IDを任意で設定してください。

‍

■注意事項

• Gmail、マネーフォワードAdminaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。