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「社内で使用するツールの支出額が管理できていない」「会社全体の支出額を一元管理したい」このような悩みはないでしょうか？
企業の経費管理は、重要な業務の一つです。しかし、複数のアプリやツールにわたって管理していると手間と時間がかかってしまい、社内の業務効率を下げてしまいます。
これらの課題は、マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートを連携することで解決が期待できます。この連携により、毎月のサービスごとの支出額を自動記録し、経費管理の効率化と正確性の向上を実現できるでしょう。本記事では、その方法を詳しく解説します。
経費管理は手動で入力している場合、どうしてもヒューマンエラーが発生する可能性があります。しかし、マネーフォワードAdminaとGoogle スプレッドシートを連携することで、こういった課題の解決が期待できます。例えば、複数のサブスクリプションサービスを利用している企業では、それぞれの月額料金が自動的にGoogle スプレッドシートに一元管理されることで、経費管理の正確性が向上するでしょう。毎月のサービス毎の支出額を自動的に記録し、経費管理の精度を向上させるメリットがあります。
毎月の支出額の記録を手動で行なっていると、手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまいます。そこで、マネーフォワードAdminaとGoogle スプレッドシートを連携させることで、これらの課題解決が実現できます。例えば、経理部門のスタッフが毎月数時間かけて行っていた支出記録の作業が不要になり、その時間をより重要な業務に充てることができます。バックオフィス業務の担当者は、手動でのデータ記録作業を自動化することで、時間と労力を節約できるでしょう。
毎月かかる社内ツールの経費支出は、複数のアプリで管理していると煩雑になり、無駄な出費が見えにくくなってしまいます。そこで、マネーフォワードAdminaとGoogle スプレッドシートを連携させると、これらの課題解決が見込めます。例えば、複数の部署が同じ機能を持つツールを別々に契約している場合、利用状況を分析してツールの統合や契約プランの見直しを行うことで、コストを削減し、業務の統一性を向上させることが可能です。このように、各サービスの支出データを可視化して組織全体のコスト構造を把握し、不要な支出を洗い出してコスト削減につなげられるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
この自動化は、マネーフォワード Adminaのサービスごとの支出額を、マネーフォワード AdminaのAPIを経由してその情報を受け取り、Google スプレッドシートのAPIを用いて記録することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、マネーフォワード Adminaのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記の画面でログインをすると、マネーフォワード Adminaのアプリ登録は完了です。
「アカウント名」と「アクセストークン」は、マネーフォワード Adminaにログインし、「設定>APIキー 一覧」と進んでご確認ください。
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同様に、Google スプレッドシートも登録してみましょう。
まず、上記と同様に「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、アイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面がでてくるので、赤枠部分をクリックしましょう。
↓
下記画面で、Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle スプレッドシートが追加されます。
これでマイアプリ登録は全て完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートの設定をする前に、記録するためのGoogle スプレッドシートを準備します。
下記画面のように、マネーフォワード Adminaから記録したい情報を整理します。
これでGoogle スプレッドシートの準備は完了です。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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次に出てくる画面で、「スケジュール設定」を行います。
予め数値が下記画像のように入力されているので、その内容を確認します。
確認と入力が完了した後、画面下の「保存する」をクリックして次に進みます。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次にマネーフォワードAdminaの設定を行います。
まずは、下記の画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に出てくる画面ではいくつか入力していきます。
まずは「組織ID」と「サービス名」を入力します。
「組織ID」は、マネーフォワードAdminaの画面で「設定>APIキー 一覧」から確認しましょう。
「サービス名」は任意で入力を行い、次の項目に進みます。
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次に、「開始日」と「終了日」を入力します。
どちらも任意で記載してください。
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最後に画面下の青いボタン「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Google スプレッドシートとの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
次に表示される下記の項目は、特段操作は不要です。
内容の確認が終わった後は次の項目にいきましょう。
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次に、「データベースの連携」を入力していきます。
まずは「スプレッドシートID」を入力します。
欄をクリックすると、下記画面のように選択タブが表示されるので、先程準備した表を選んでください。
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その後、「スプレッドシートのタブ名」も同様に入力しましょう。
「テーブル範囲」の欄も該当する部分を入力してこのステップは完了です。
「次へ」クリックして次に進みましょう。
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次の画面では、「追加するレコードの値」について、該当する項目を入力していきます。
入力する際は、下記画像のように項目の欄をクリックし、該当するマネーフォワード Adminaのアウトプットを選択して入力します。
その後、上記と同様に該当するすべての項目を入力しましょう。
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入力が終わった後は、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら「保存する」をクリックして次に進みます。
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最後に、下記画面で「トリガー設定をON」をクリックし、すべてのステップは完了となります。
他にもマネーフォワード AdminaやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたらマネーフォワード Adminaの情報も更新するテンプレート
このフローを導入することで、Google スプレッドシートの従業員管理表の情報が更新された際、マネーフォワード Adminaのアイデンティティに自動で反映されます。入力ミスや更新漏れを防ぎ、従業員情報を一元管理できるでしょう。また、異動などで頻繁な情報更新がある場合でも、データが自動同期されることで、担当者の作業負担の軽減が期待できます。
2. 毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をMicrosoft Excelに記録するテンプレート
このフローにより、マネーフォワード AdminaからMicrosoft Excelに、月度のサービス毎の支出額を自動同期できます。確認や転記に費やす労力を削減できるため、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが期待できます。また、この自動化により入力ミスや登録忘れなどのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
3. freee人事労務で従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すると、freee人事労務に新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となるでしょう。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定がスムーズにできることが期待できます。
以上、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに毎月記録する方法をご紹介しました。
企業の経費管理は、重要な業務ですが、複数のアプリやツールにわたって管理していると手間と時間がかかってしまうでしょう。その結果、社内の業務効率を下げてしまう可能性がでてきます。
こういった課題は、マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートの連携によって解決が期待できます。この自動化により、経費管理の効率化や経費情報の精度向上といったメリットが実現できます。バックオフィス業務の効率化を目指す方は、ぜひこの連携を試してみてください。
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