毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録する

ステップ1：マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、マネーフォワード Adminaのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記の画面でログインをすると、マネーフォワード Adminaのアプリ登録は完了です。
「アカウント名」と「アクセストークン」は、マネーフォワード Adminaにログインし、「設定>APIキー 一覧」と進んでご確認ください。

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同様に、Google スプレッドシートも登録してみましょう。

まず、上記と同様に「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、アイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面がでてくるので、赤枠部分をクリックしましょう。

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下記画面で、Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle スプレッドシートが追加されます。
これでマイアプリ登録は全て完了です。

ステップ2：トリガーを設定

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートを準備

テンプレートの設定をする前に、記録するためのGoogle スプレッドシートを準備します。

下記画面のように、マネーフォワード Adminaから記録したい情報を整理します。
これでGoogle スプレッドシートの準備は完了です。

ステップ4：トリガー設定

次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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次に出てくる画面で、「スケジュール設定」を行います。
予め数値が下記画像のように入力されているので、その内容を確認します。

確認と入力が完了した後、画面下の「保存する」をクリックして次に進みます。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：マネーフォワードAdminaの設定

次にマネーフォワードAdminaの設定を行います。
まずは、下記の画面の赤枠部分をクリックします。

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ここで表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に出てくる画面ではいくつか入力していきます。
まずは「組織ID」と「サービス名」を入力します。

「組織ID」は、マネーフォワードAdminaの画面で「設定>APIキー 一覧」から確認しましょう。
「サービス名」は任意で入力を行い、次の項目に進みます。

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次に、「開始日」と「終了日」を入力します。
どちらも任意で記載してください。

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最後に画面下の青いボタン「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：Googleスプレッドシートの設定

最後に、Google スプレッドシートとの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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次に表示される下記の項目は、特段操作は不要です。
内容の確認が終わった後は次の項目にいきましょう。

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次に、「データベースの連携」を入力していきます。

まずは「スプレッドシートID」を入力します。
欄をクリックすると、下記画面のように選択タブが表示されるので、先程準備した表を選んでください。

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その後、「スプレッドシートのタブ名」も同様に入力しましょう。
「テーブル範囲」の欄も該当する部分を入力してこのステップは完了です。

「次へ」クリックして次に進みましょう。

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次の画面では、「追加するレコードの値」について、該当する項目を入力していきます。
入力する際は、下記画像のように項目の欄をクリックし、該当するマネーフォワード Adminaのアウトプットを選択して入力します。

その後、上記と同様に該当するすべての項目を入力しましょう。

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入力が終わった後は、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら「保存する」をクリックして次に進みます。

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最後に、下記画面で「トリガー設定をON」をクリックし、すべてのステップは完了となります。

その他のマネーフォワード AdminaやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

他にもマネーフォワード AdminaやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたらマネーフォワード Adminaの情報も更新するテンプレート

このフローを導入することで、Google スプレッドシートの従業員管理表の情報が更新された際、マネーフォワード Adminaのアイデンティティに自動で反映されます。入力ミスや更新漏れを防ぎ、従業員情報を一元管理できるでしょう。また、異動などで頻繁な情報更新がある場合でも、データが自動同期されることで、担当者の作業負担の軽減が期待できます。

2. 毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をMicrosoft Excelに記録するテンプレート

このフローにより、マネーフォワード AdminaからMicrosoft Excelに、月度のサービス毎の支出額を自動同期できます。確認や転記に費やす労力を削減できるため、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが期待できます。また、この自動化により入力ミスや登録忘れなどのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

3. freee人事労務で従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート

このフローを導入すると、freee人事労務に新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となるでしょう。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定がスムーズにできることが期待できます。

まとめ

以上、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに毎月記録する方法をご紹介しました。

企業の経費管理は、重要な業務ですが、複数のアプリやツールにわたって管理していると手間と時間がかかってしまうでしょう。その結果、社内の業務効率を下げてしまう可能性がでてきます。

こういった課題は、マネーフォワード AdminaとGoogle スプレッドシートの連携によって解決が期待できます。この自動化により、経費管理の効率化や経費情報の精度向上といったメリットが実現できます。バックオフィス業務の効率化を目指す方は、ぜひこの連携を試してみてください。