■概要
新規の顧客情報をスプレッドシートで管理し、その後、会計ソフトのXeroと時間管理ソフトのHarvestに、それぞれ手作業で登録していませんか。
別々のシステムへの手入力は、登録漏れやタイプミスを招きやすく、顧客情報が不整合になる原因となります。
このワークフローは、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されると、その内容を元にXeroとHarvestへ自動で取引先（Contact）を作成します。
顧客管理の入り口をスプレッドシートに一本化し、面倒な二重入力をなくすことで、登録ミスを防ぎ、業務の初期設定を大幅に効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新規顧客が発生するたびに、複数のツールへ同じ情報を手入力している方
- 顧客情報をまずスプレッドシートで一元管理し、そこから各ツールへ正確にデータを連携させたい方
- 営業担当者や事務担当者など、誰が入力してもミスなく、スムーズに顧客登録が完了する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートに一度入力するだけで、XeroとHarvestへの登録が同時に完了するため、手作業での二重・三重入力の手間を省きます
- 手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、全ツールで顧客情報を正確かつ最新の状態に保つことで、請求ミスなどのトラブルを未然に防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとXero、HarvestをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」のアクションで連絡先情報を作成または更新するよう設定します
- 最後に、オペレーションでHarvestを選択し、「Create Contact」のアクションで同様に連絡先情報を作成するよう設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートでは、スプレッドシートIDやシートID、テーブルの範囲を自由に設定してください
- Xeroの「Create or Update Contacts」アクションでは、フォームで取得した値をどのフィールドに登録するかを自由にマッピングできます
- Harvestの「Create Contact」アクションでも同様に、フォームの回答内容を引用して、登録したい項目を任意で設定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシート、Xero、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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