■概要
Google スプレッドシートで見積情報を管理しているものの、その都度Xeroに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスや更新漏れの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、自動でXeroの見積内容も更新されるため、こうした手作業による手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとXeroで見積管理を行っている営業や経理担当の方
- 手作業でのデータ転記による二重入力の手間や更新漏れをなくしたい方
- 見積更新の作業を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、Xeroの見積内容が自動で更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力間違いや更新のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでXeroの「Update Quote」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けて見積を更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート名とシート名を任意で指定してください。
- また、更新を検知したい特定の列を指定することで、意図しないタイミングでのフロー起動を防ぐことが可能です。
- Xeroのオペレーション設定では、どの見積を更新するかのIDや、更新したい項目（金額、数量など）を、スプレッドシートのどの列の情報と紐付けるか任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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