Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの見積を更新する

■概要

Google スプレッドシートで見積情報を管理しているものの、その都度Xeroに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスや更新漏れの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、自動でXeroの見積内容も更新されるため、こうした手作業による手間やミスを解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとXeroで見積管理を行っている営業や経理担当の方
• 手作業でのデータ転記による二重入力の手間や更新漏れをなくしたい方
• 見積更新の作業を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、Xeroの見積内容が自動で更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力間違いや更新のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでXeroの「Update Quote」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けて見積を更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート名とシート名を任意で指定してください。
• また、更新を検知したい特定の列を指定することで、意図しないタイミングでのフロー起動を防ぐことが可能です。
• Xeroのオペレーション設定では、どの見積を更新するかのIDや、更新したい項目（金額、数量など）を、スプレッドシートのどの列の情報と紐付けるか任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。