Googleフォームで受け取った注文書や発注書をSlackに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った注文書や発注書に気づかず、対応が遅れてしまった経験はないでしょうか。フォームに添付されたファイルを都度ダウンロードし、フォルダに保存してSlackで通知する一連の作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、ファイルの保存からSlackへの通知までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとSlackを使った受発注管理に手間を感じている担当者の方
• 注文や発注への対応速度を向上させ、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による通知漏れや対応遅延を防ぎ、機会損失をなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点にファイル保存や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた定型業務の時間を短縮できます。
• 担当者への通知が自動で行われるため、確認漏れや対応遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな受発注業務を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、OneDrive、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に添付されたファイルをダウンロードします。
4. 次に、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、管理しやすいようにファイル名を変更します。
5. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、名前を変更したファイルを指定のフォルダに保存します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、アップロードしたファイルと通知メッセージを指定のチャンネルに送ります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのファイルダウンロード設定では、Googleフォームの回答に含まれるどのファイルをダウンロード対象にするか任意で指定してください。
• データ変換機能では、変換後のファイル名を「【注文書】会社名_日付」のように、固定値とフォームの回答内容（変数）を組み合わせて自由に設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、メッセージ本文にフォームの回答内容を変数として埋め込み、具体的な通知が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。