■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
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