■概要
海外からのメール対応などで、受信した内容を都度翻訳し、表計算ソフトにまとめる作業に手間を感じていませんか？ 特に、DeepLで翻訳したテキストを手作業でMicrosoft Excelのファイルへ一つひとつ転記していく作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、自動でDeepLが内容を翻訳し、その結果をMicrosoft Excelのシートに記録するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からのメール内容をDeepLで翻訳し、Microsoft Excelで管理しているご担当者の方
- 手作業での翻訳とデータ転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 定期的に発生する翻訳と記録の作業を自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに翻訳から記録までが自動で実行されるため、DeepLとMicrosoft Excelを行き来する作業時間を短縮できます
- 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、Microsoft Excelへの転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DeepL、Microsoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文などを翻訳します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などの情報を指定のシートに記録します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、翻訳の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください
- DeepLでの翻訳設定では、翻訳の精度を高めるためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文といった前段の情報を変数として組み込むことも可能です
- Microsoft Excelへの記録設定では、どの列にどの情報を追加するかを任意でマッピングできます。トリガーで取得したメールの情報やDeepLの翻訳結果などを自由に割り当ててください
- 最後のOutlookでの通知設定では、宛先や件名、本文の内容を任意で設定できます。ここでも、前段で取得した情報を変数として利用し、処理結果を動的に含めることが可能です
■注意事項
- Outlook、DeepL、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
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