■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、定期的にSalesforceへ手入力で登録する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながらも、入力漏れや転記ミスが発生しやすく、注意が必要な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Salesforceへ一括登録が可能なため、こうした定型業務の負荷を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を定期的にSalesforceへ手作業で登録している方
- データ移行作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中したいと考えている営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を担保したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、定期的なデータ移行作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータを転記するため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションで登録したい情報を取得します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコードを1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローを実行したい曜日や日付、時刻などを自由にカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートID、タブ名、データを取得するテーブル範囲などを指定します。
- 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得したどの値を処理の対象とするかを設定してください。
- Salesforceの「レコードを追加する」アクションでは、お使いのマイドメインURLと、データを追加したいオブジェクトのAPI参照名（取引先、リードなど）を指定します。
■注意事項
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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