Outlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付する

■概要

Outlookで新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知メールを手動で作成・送信していませんか？この作業は定型的でありながらも、送信漏れや宛先間違いなどのミスが許されない重要な業務であり、手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookに予定が登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、こうした手作業の手間を省き、確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの予定登録後、関係者へのメール連絡を手作業で行っている方
• Gmailを使った定型的な通知メールの作成・送信を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報共有の漏れや遅延を防ぎ、業務を円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookの予定登録を起点にGmailでのメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた通知業務の時間を短縮することができます。
• 手動でのメール作成や送信に伴う宛先の間違いや、重要な予定の通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定して、フローボットが起動するきっかけとなるカレンダーを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Outlookで取得した情報を基にメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定できます。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったOutlookの予定情報から取得した予定名や日時などを動的に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。