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「また予定の共有を忘れた…」「手作業でカレンダーを更新するの、正直めんどくさい…」そんなふうに感じたことはありませんか？
OutlookとGmailを連携すれば、こうした手間を自動化し、業務をぐっと効率化できます。
たとえば、Outlookで予定を登録したら、Gmailで関係者に自動通知したり、フォームの回答をもとにOutlookのイベントを作成し、Gmailで共有することも可能。さらに、予定変更があった場合も、自動でカレンダーを更新して担当者へ通知できます。
手動での更新ミスや連携漏れを防ぎたい方にぴったりの仕組みです。本記事では、OutlookとGmailを簡単に連携する具体的な方法を解説していきます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付する連携が可能です。
Yoomにはあらかじめとを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Outlookで新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知メールを手動で作成・送信していませんか？この作業は定型的でありながらも、送信漏れや宛先間違いなどのミスが許されない重要な業務であり、手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookに予定が登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、こうした手作業の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとGmailを連携してできること
OutlookとGmailのAPIを連携すれば、OutlookのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Outlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付する
Outlookの予定情報をGmailでチーム内に共有している方におすすめのフローです。
■概要
Outlookで新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知メールを手動で作成・送信していませんか？この作業は定型的でありながらも、送信漏れや宛先間違いなどのミスが許されない重要な業務であり、手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookに予定が登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、こうした手作業の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録・更新して、Gmailでメールを送付する
Yoomのフォーム機能で回答された予定情報を基に、Outlookの自身のカレンダーにイベントを登録・更新し、Gmailで共有するフローとなっています。
手作業での予定登録や更新の手間を省きたい方におすすめのフローです。
■概要
フォームで受け付けた申し込みや予約情報を手作業でカレンダーに登録し、都度メールを作成・送付していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでOutlookへのイベント登録とGmailでのメール通知が自動で完了するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームで受け付けた情報を手作業でカレンダーに反映したり、関係者にメールで通知したりする作業に手間を感じていませんか？これらの手作業は更新漏れや連絡ミスが発生しやすく業務の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でOutlookのイベントが更新され、Gmailで通知が送付されるため、こうした一連の作業を効率化し、ミスなく処理を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Outlookの条件に従ってGmailにメールを送付する
指定した件名の条件に応じて、メールの本文や添付内容をGmailに転送することができます。メールアプリを行き来する必要がなくなるだけでなく、同チームとの共有なども手間をかけずに進められるので、コミュニケーションの抜け漏れが減るでしょう。
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したらGmailに自動転送する」ワークフローは、メール管理を効率化し、重要なメッセージを見逃さないための自動化プロセスです。OutlookとGmailの連携を活用することで、必要なメールを瞬時に転送し、作業の手間を省くことができます。
日常業務で多くのメールを扱う方にとって、手動での転送作業を自動化するこのフローは非常に便利です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定の件名のメールを受信したら自動でGmailに転送するため、手動入力の手間を省けます。
また、キーワードを設定して重要なメールを自動的に整理することで、必要な情報を素早く確認できます。
この自動化によって、ヒューマンエラーを防ぎ、情報管理を効率化します。
■概要
「指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルをGmailに自動送信する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
毎日大量のメールをやり取りする中で、必要な添付ファイルを手動で転送するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、指定した条件に合うOutlookのメールから自動的に添付ファイルを抽出し、Gmailに送信できます。
これにより、メール管理がスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルが自動的にGmailに送信されるため、手動転送の手間を省けます。
また、条件を指定することで自動でメールを整理でき、必要な情報に素早くアクセスできます。
これにより、自動的に転送することで人為的なミスを防ぎ、添付ファイルの確実な送信を実現します。
OutlookとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの無料登録リンクからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Gmail
[Yoomとは]
今回はOutlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Outlookで新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知メールを手動で作成・送信していませんか？この作業は定型的でありながらも、送信漏れや宛先間違いなどのミスが許されない重要な業務であり、手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookに予定が登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、こうした手作業の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:OutlookとGmailをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Outlookの連携方法
Outlookの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomの連携
Gmailの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
自身のマイアプリ欄に、OutlookとGmailが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知メールを手動で作成・送信していませんか？この作業は定型的でありながらも、送信漏れや宛先間違いなどのミスが許されない重要な業務であり、手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookに予定が登録されると自動でGmailからメールが送信されるため、こうした手作業の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、フローボットを起動する設定を行うため、「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※料金プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
スクロールし、「ユーザーID」を候補から選択してください。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
該当するIDを選択しましょう。
「タイムゾーン」を任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Gmailに通知する設定
続いて、Outlookの予定情報をGmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、予定を通知したい宛先を「To」に入力しましょう。
スクロールし、「件名」を設定してください。
以下のようにOutlookの「アウトプット（取得した値）」を引用することで、自動的に件名を入力できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
※「アウトプット（取得した値）」ではなく手入力で設定してしまうと、フローボットが起動するたびに同じテキストが反映されてしまうので注意してください！
最後に「本文」を設定してください。
Outlookの「アウトプット（取得した値）」を活用して、Gmailに表示させたい予定情報を設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
「メールの送信内容」が表示されるので、間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがOutlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付するフローでした。
GmailのデータをOutlookに連携したい場合
先ほどはOutlookからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGmailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Gmailの受信内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録する
Gmailの特定のラベルのメールを受信し、AIでメール内容を抽出して自分のカレンダーにイベントを登録するフローとなっています。
Gmailで予定情報を取得し、Outlookへの登録を効率化したい方におすすめのフローです。
■概要
Gmailで受信した会議やアポイントの案内メールを、手作業でOutlookのカレンダーに登録していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでAIが内容を読み取りOutlookのカレンダーへ自動でイベントを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する
こちらは、特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、AIでデータを抽出し、Outlookにタスクを作成する自動化です。
Gmailからのメール内容を基にスムーズにタスクを作成したい方におすすめのフローです。
■概要
Gmailで受け取る大量のメールの中に、対応が必須な依頼や連絡が埋もれ、タスク化を忘れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールほど、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、対応漏れという重大なリスクに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の件名のメールを受信した際に、自動でOutlookにタスクを作成できるため、こうした課題を解消し、重要な業務の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OutlookやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取ったり、Outlookの予定をNotionに自動同期したりできます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・担当企業の情報を追加している営業アシスタント
・コメント機能により情報に直接質疑応答を追加するリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・Outlookのメールを主な連絡手段として使用している方
・カレンダーを使用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはプロジェクト進行に関連する情報を一元管理するツールとして有効的です。
しかし、Google スプレッドシートで情報の更新があったことを毎回手動で通知するのは、ストレスの原因となることがあります。
チームのメンバーが業務をストレスなく行う環境を整えたいと考える方にこのフローは効果的です。
Google スプレッドシートで情報の更新があったら、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れることで、連絡の手間を省きます。
また引用した内容でメールの内容を記入し、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローボットです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを用いて予定の登録をされている方
・Microsoft365サービスを契約しており、会社でOutlookのカレンダーを使用している
・商談や社内ミーティング含め包括的にOutlookを用いて予定管理している
2.Notionでデータベース管理をされている方
・Outlookでの予定情報をNotionに一覧化し、チーム内のスケジュールを管理されている方
・手作業でOutlookの予定情報をNotionに記録しており、手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
OutlookはMicrosoft365のサービスの中でもメール利用やスケジュール管理など様々な活用が可能です。Notionをデータベースとして使用している場合、Outlook内の予定をNotionに記録し、チーム内の情報を一元管理するといったこともできます。
しかし、このような流れを手作業で行う場合、転記に伴う手間やミスによる情報不備といったリスクが発生する恐れがあります。このテンプレートは、Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加することができます。
手動による転記とは違い、自動で情報が更新されるため手間の削減やヒューマンエラーの防止につながります。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業
・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■注意事項
・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
毎週のYouTubeチャンネルレポート作成や、その内容を書類にまとめてメールで共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、指定したスケジュールでYouTubeから自動的にレポートを取得し、Google スプレッドシートで書類を作成、その後にOutlookで関係者へ送信するまでの一連の流れを自動化します。
定型的な報告業務の負担を軽減し、より重要な分析業務などに時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailを使った自動化例
返信内容をChatGPTで生成してGmailで自動返信することや、Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに自動保存することが可能です。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
日々寄せられるお問い合わせメールへの対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていると感じることはないでしょうか。一つひとつ丁寧に対応していると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、Difyが自動で回答案を作成しGmailで担当者に通知するため、メール対応にかかる手間と時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Gmailのメール内容を要約してDiscordに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。
メールの内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
GmailとDiscordを連携させることで、メールの内容を素早く要約して通知することができます。
これにより、重要なメールを見逃すことなく、スピーディに対応することが可能になります。
メールの要約を元に迅速なアクションを取ることで、ビジネスチャンスを逃さず、業務効率が向上します。
また、メンバー間の情報共有が円滑になり、チームの連携が強化されます。
さらに、通知設定をカスタマイズすることで、個々のニーズに合ったフローを簡単に構築でき、業務効率化に寄与します。
■概要
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行し、対象者にメールを送付するフローです。
通常、雛形書類をコピーし情報を入力後PDFとして発行するといった操作が必要になりますが、このような動作が不要で、雛形へ直接操作することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
■注意事項
・Googleドキュメント、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
■概要
「Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する」ワークフローは、Slack上で重要なキーワードが含まれるメッセージを自動的にGmailに転送する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
いかがでしたか？OutlookとGmailを連携すれば、「予定の共有を忘れてしまう」「スケジュール変更時の通知が手間」「手動の入力ミスを減らしたい」といった課題をスムーズに解決できます。
プログラミング不要のノーコードツールYoomを活用すれば、誰でも簡単に設定でき、すぐに自動化のメリットを実感できるはずです。手間のかかる作業を減らし、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
シンプルな設定で、OutlookのデータをGmailに自動連携し、より効率的な働き方を実現してみましょう！
関連記事：Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する方法
Q：特定の条件を満たす予定だけを連携できますか？
A：
はい、可能です。
作成したフローボットのアプリトリガーの後で、「特定のキーワードを含む予定」や「特定の参加者がいる予定」だけをフィルタリングした場合のみGmailに通知する設定をすることができます。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
Q：予定の「更新」や「削除」も自動で通知できますか？
A：
はい。可能です。
Outlookのトリガーアクションを「指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する」または「指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する」に設定することで、「更新」や「削除」の自動化をすることができます。
