【ノーコードで実現】OutlookのデータをGmailに自動的に連携する方法

フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録・更新して、Gmailでメールを送付する

Yoomのフォーム機能で回答された予定情報を基に、Outlookの自身のカレンダーにイベントを登録・更新し、Gmailで共有するフローとなっています。
手作業での予定登録や更新の手間を省きたい方におすすめのフローです。

Outlookの条件に従ってGmailにメールを送付する

指定した件名の条件に応じて、メールの本文や添付内容をGmailに転送することができます。メールアプリを行き来する必要がなくなるだけでなく、同チームとの共有なども手間をかけずに進められるので、コミュニケーションの抜け漏れが減るでしょう。

OutlookとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はOutlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとGmailをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くGmailのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:OutlookとGmailをマイアプリ登録

OutlookとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Outlookの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからOutlookを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしてください。

Gmailの連携方法

先ほどと同様に、一覧からGmailを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしましょう。

以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。

自身のマイアプリ欄に、OutlookとGmailが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、フローボットを起動する設定を行うため、「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。

スクロールし、「ユーザーID」を候補から選択してください。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
該当するIDを選択しましょう。

「タイムゾーン」を任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Gmailに通知する設定

続いて、Outlookの予定情報をGmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

以下の画面が表示されたら、予定を通知したい宛先を「To」に入力しましょう。

スクロールし、「件名」を設定してください。
以下のようにOutlookのアウトプットを引用することで、自動的に件名を入力できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。

最後に「本文」を設定してください。
Outlookのアウトプットを活用して、Gmailに表示させたい予定情報を設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
「メールの送信内容」が表示されるので、間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがOutlookで予定が登録されたら、Gmailでメールを送付するフローでした。

GmailのデータをOutlookに連携したい場合

先ほどはOutlookからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGmailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Gmailの受信内容をもとにOutlookのカレンダーにイベントを登録する

Gmailの特定のラベルのメールを受信し、AIでメール内容を抽出して自分のカレンダーにイベントを登録するフローとなっています。
Gmailで予定情報を取得し、Outlookへの登録を効率化したい方におすすめのフローです。

Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する

こちらは、特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、AIでデータを抽出し、Outlookにタスクを作成する自動化です。
Gmailからのメール内容を基にスムーズにタスクを作成したい方におすすめのフローです。

OutlookやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Outlookを使った自動化例

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取ったり、Outlookの予定をNotionに自動同期したりできます。

Gmailを使った自動化例

返信内容をChatGPTで生成してGmailで自動返信することや、Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに自動保存することが可能です。

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終わりに

いかがでしたか？OutlookとGmailを連携すれば、「予定の共有を忘れてしまう」「スケジュール変更時の通知が手間」「手動の入力ミスを減らしたい」といった課題をスムーズに解決できます。

プログラミング不要のノーコードツールYoomを活用すれば、誰でも簡単に設定でき、すぐに自動化のメリットを実感できるはずです。手間のかかる作業を減らし、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。

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