Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsのチャネルで共有されるファイルが増えるにつれて、後から探したり整理したりする手間が増えていませんか。重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、手動でOneDriveに保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でOneDriveの指定フォルダへ保存されるため、ファイル管理の工数を削減し、整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、手動での整理に手間を感じている方
- OneDriveを活用してチームのファイル管理を行っており、保存漏れを防ぎたいと考えている方
- チャットツール上の重要な添付ファイルを、確実かつ自動で一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsの投稿を確認し、手動でファイルをOneDriveへ保存する作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- ファイルの保存忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを防ぎ、重要な情報を確実に一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、ファイルが添付されたメッセージのみを処理の対象とするため、分岐機能で条件を設定します。
- オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿されたファイルを取得します。
- 必要に応じて、ファイル名の変換オペレーションを活用し、管理しやすいようにファイル名を変更します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象とするチームIDやチャネルID、特定のメッセージ内容を任意で設定できます。
- 分岐機能では、ファイルが添付されているかどうかの判定など、前段のトリガーで取得した情報をもとに処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Microsoft SharePointでのファイルダウンロード設定では、対象となるサイトID、ドライブID、アイテムIDをそれぞれ任意で指定する必要があります。
- ファイル名の変換オペレーションでは、投稿日時などをファイル名に含めるなど、任意のルールに基づいてファイル名を変更できます。
- OneDriveへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダや保存する際のファイル名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。。
- Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePointの特定のフォルダに自動的に保存されます。
- チャネルに投稿されたファイルデータをダウンロードする方法については、Microsoft Teamsでチャネルに投稿されたファイルをダウンロードする方法をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
Microsoft Teamsの会議投稿をChatGPTで要約し、指定チャネルへ自動通知するフローです。確認時間を短縮し、情報の見落としや要約のばらつきを防ぎ、チーム全員が同じ要点を迅速に共有できます。
Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されたらSlackへ自動通知するフローです。手動共有の手間や通知漏れを防ぎ、部門間の情報連携をすっきり、円滑に保てます。
Microsoft Teamsの特定チャネル投稿をきっかけにSlackへメッセージを送るフローです。コピー&ペーストの手間や見落としを抑え、チャットアプリ混在環境でも情報共有を一元化しスムーズにします。
OneDrive
を使ったテンプレート
HubSpotで取引先を登録すると自動でOneDriveに同名フォルダを作成するフローです。フォルダ命名や作成漏れの心配をなくし、資料保管の手間と入力ミスを抑えて営業活動にしっかり集中できます。
Outlookの受信メールをきっかけに添付PNGをJPEGへ変換し、OneDriveへ自動保存するフローです。Yoomで手作業の変換・保存を減らし、時間節約と誤保存の防止に役立ちます。
複数クラウドサービスの請求書をフォーム入力だけでRPAが取得しOneDriveへ自動保存するワークフローです。手作業のログインやダウンロードを省き、毎月の経理時間不足や請求書の取りこぼしを防ぎます。
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Microsoft Teamsの会議投稿をChatGPTで要約し、指定チャネルへ自動通知するフローです。確認時間を短縮し、情報の見落としや要約のばらつきを防ぎ、チーム全員が同じ要点を迅速に共有できます。
Microsoft Teamsに会議情報が投稿されたら、ChatGPTで要約して通知する
Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されたらSlackへ自動通知するフローです。手動共有の手間や通知漏れを防ぎ、部門間の情報連携をすっきり、円滑に保てます。
Microsoft TeamsにファイルがアップロードされたらSlackで通知する
Microsoft Teamsの特定チャネル投稿をきっかけにSlackへメッセージを送るフローです。コピー&ペーストの手間や見落としを抑え、チャットアプリ混在環境でも情報共有を一元化しスムーズにします。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
OneDrive
YoomではOneDriveのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、メールで受け取った添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードし、SlackやChatworkに通知を行うといったことが可能です。
詳しくみるテンプレート
HubSpotで取引先を登録すると自動でOneDriveに同名フォルダを作成するフローです。フォルダ命名や作成漏れの心配をなくし、資料保管の手間と入力ミスを抑えて営業活動にしっかり集中できます。
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
Outlookの受信メールをきっかけに添付PNGをJPEGへ変換し、OneDriveへ自動保存するフローです。Yoomで手作業の変換・保存を減らし、時間節約と誤保存の防止に役立ちます。
Outlookで受け取ったPNGをJPEGに変換して、OneDriveに格納する
複数クラウドサービスの請求書をフォーム入力だけでRPAが取得しOneDriveへ自動保存するワークフローです。手作業のログインやダウンロードを省き、毎月の経理時間不足や請求書の取りこぼしを防ぎます。
クラウドサービスの請求書を取得しOneDriveにアップロードする
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
チャネルにメッセージが送信されたら
チャットにメッセージが送信されたら
カレンダーにイベントが登録されたら
チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら
特定のメッセージのスレッドに返信があったら
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら
特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
チームの一覧を取得
チームメンバーの一覧を取得
チャネルの一覧を取得
チャネルにメッセージを送る
チャットにメッセージを送る
チャットの一覧を取得
チャネルを作成
チャネルにメッセージを送る（チャネルにメンションをする）
カレンダーに予定を作成する（非推奨）
ユーザーのプレゼンスを取得する
チャネルに投稿されたメッセージに返信する
カレンダーに予定を作成する
フォルダ情報を取得する
ファイルをダウンロード
チームにメンバーを追加
特定のメッセージの返信一覧を取得
特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得
ユーザー情報を取得
フローボットトリガー
チャネルにメッセージが送信されたらチャットにメッセージが送信されたらカレンダーにイベントが登録されたらチャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら特定のメッセージのスレッドに返信があったら
フローボットオペレーション
チームの一覧を取得チームメンバーの一覧を取得チャネルの一覧を取得チャネルにメッセージを送るチャットにメッセージを送るチャットの一覧を取得チャネルを作成チャネルにメッセージを送る（チャネルにメンションをする）カレンダーに予定を作成する（非推奨）ユーザーのプレゼンスを取得するチャネルに投稿されたメッセージに返信するカレンダーに予定を作成するフォルダ情報を取得するファイルをダウンロードチームにメンバーを追加特定のメッセージの返信一覧を取得特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得ユーザー情報を取得カレンダーの予定を更新するイベント一覧を取得【次ページへのリンク用】イベント一覧を取得チームを作成会議の録画データをダウンロード会議情報を取得会議録画一覧を取得承認を要求承認一覧を取得承認をキャンセル
フローボットトリガー
特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
フォルダ・ファイルを検索特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得フォルダを作成ファイルをダウンロードファイルをアップロードファイルを複製エクセルファイルを作成フォルダやファイルの権限を付与するフォルダやファイル名を変更する共有リンクを作成ファイル・フォルダを削除ファイルを別のフォルダに移動ファイルをPDF形式でダウンロード最上位フォルダ一覧を取得特定のフォルダの下位フォルダを取得関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
