Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsのチャネルで共有されるファイルが増えるにつれて、後から探したり整理したりする手間が増えていませんか。重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、手動でOneDriveに保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動でOneDriveの指定フォルダへ保存されるため、ファイル管理の工数を削減し、整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、手動での整理に手間を感じている方
- OneDriveを活用してチームのファイル管理を行っており、保存漏れを防ぎたいと考えている方
- チャットツール上の重要な添付ファイルを、確実かつ自動で一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsの投稿を確認し、手動でファイルをOneDriveへ保存する作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- ファイルの保存忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを防ぎ、重要な情報を確実に一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、ファイルが添付されたメッセージのみを処理の対象とするため、分岐機能で条件を設定します。
- オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿されたファイルを取得します。
- 必要に応じて、ファイル名の変換オペレーションを活用し、管理しやすいようにファイル名を変更します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象とするチームIDやチャネルID、特定のメッセージ内容を任意で設定できます。
- 分岐機能では、ファイルが添付されているかどうかの判定など、前段のトリガーで取得した情報をもとに処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Microsoft SharePointでのファイルダウンロード設定では、対象となるサイトID、ドライブID、アイテムIDをそれぞれ任意で指定する必要があります。
- ファイル名の変換オペレーションでは、投稿日時などをファイル名に含めるなど、任意のルールに基づいてファイル名を変更できます。
- OneDriveへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダや保存する際のファイル名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。。
- Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePointの特定のフォルダに自動的に保存されます。
- チャネルに投稿されたファイルデータをダウンロードする方法については、Microsoft Teamsでチャネルに投稿されたファイルをダウンロードする方法をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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