■概要
Salesforceで管理している商談が進むたび、手作業で見積書を作成し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、情報の転記や通知作業が業務を圧迫し、コア業務に集中できないケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談が登録されるだけで、Google スプレッドシートを元に見積書を自動発行し、Discordへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理と見積書作成を効率化したい営業担当者の方
- 営業プロセスにおける手作業を削減し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方
- Discordを活用して、見積書の共有や確認フローを迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの登録を起点に見積書発行と共有が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」などのアクションを設定し、見積書作成に必要な顧客情報や商品情報を取得します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書をPDF形式で作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを指定することで、報告書や議事録など、様々な用途に合わせた書類を作成できます。
- Discordへファイルを送信する設定では、通知するメッセージの内容や送信先のチャンネルを、チームの運用ルールに合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Salesforce、DiscordとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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