Google スプレッドシートの情報をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成してGmailで送信する

■概要

Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、契約書の草案を作成しメールで送信する、といった一連の作業を手作業で行っていませんか？ この定型業務は、情報の転記ミスや送信先の誤りといったリスクが伴い、時間も要する作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでChatGPTが契約書の草案を自動で作成し、Gmailで指定の宛先に送信するため、こうした課題の円滑ば解決に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートやGmailを使い、契約書作成を行っている法務や営業担当者の方
• 定型的な書類作成業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
• ChatGPTを活用した具体的な業務自動化の方法を模索しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報入力だけで契約書草案の作成からメール送信までが完結し、手作業の時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記漏れや入力ミス、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」のアクションを設定して契約書の草案を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された契約書草案を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などをカスタマイズ可能です。
• ChatGPTのプロンプトは自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した会社名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
• Gmailの宛先や件名、本文にも、Google スプレッドシートの情報やChatGPTが生成したテキストを変数として活用でき、固定の文言も設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。