Sansanで名刺情報が更新されたらOutlookに通知する

■概要

Sansanに登録された名刺情報は、営業活動の重要な資産ですが、情報が更新されるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Sansanで名刺情報が更新された際に、自動でOutlookから関係者へメール通知が実行されるため、手作業での確認や連絡業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanに登録された名刺情報の更新を、チームに手動で共有している営業担当者の方
• Outlookでの通知業務が多く、手作業による連絡の手間を削減したいと考えている方
• 名刺情報の更新を速やかに把握し、営業機会の損失を防ぎたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanの名刺情報が更新されると自動で通知が送られるため、都度確認して連絡する手間がなくなり、作業時間を短縮できます。
• 手作業による通知の漏れや遅れを防ぎ、重要な情報の共有を確実に行えるため、ヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Sansanで更新された名刺情報の内容を含めたメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookで送信するメールは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できるほか、件名や本文にSansanで更新された名刺情報（会社名や氏名など）を変数として動的に含めることが可能です。

■注意事項

・Sansan、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。