Zoho Formsで回答が送信されたら、Outlookに通知する

■概要

Zoho Formsに寄せられる問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。
手動での確認や通知作業は、対応の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴うでしょう。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると同時にOutlookへ自動で通知が届くため、作業の迅速化や情報の正確性向上が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた回答内容の確認や共有作業を効率化したいと考えている方
• Outlookを主要な連絡ツールとしており、フォームからの通知も集約させたい方
• フォームからの問い合わせに対する初動を早め、迅速な対応を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsに回答が送信されると即座にOutlookへ通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
• システムが自動で通知を行うことで、重要な回答の見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsの「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを選択し、フォームの回答内容を含んだ通知メールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「メールを送る」では、固定のテキストだけでなく、Zoho Formsのトリガーで取得した回答内容を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Zoho Forms、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法については下記をご覧ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。