Tallyで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

■概要

Tallyで受け付けた問い合わせや面談予約に対し、都度Google MeetのURLを発行して関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、連絡漏れやURLの払い出しミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Tallyで回答が送信されると同時にGoogle Meetの会議スペースを自動で作成し、Slackへ通知できるため、こうした一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyを活用した日程調整や問い合わせ対応をされている担当者の方
• Google Meetでのオンライン会議が多く、URL発行の手間を削減したい方
• フォーム受付から会議設定、通知までの一連の業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへの回答送信を起点に、会議設定から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による会議URLの発行ミスや関係者への連絡漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Google Meet、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、作成された会議URLなどを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Tallyのフォーム回答内容や、作成されたGoogle MeetのURLなどを変数として埋め込み、動的な内容にすることが可能です。

■注意事項

・Tally、Google Meet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。