Zoho Formsで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

■概要

Zoho Formsで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、都度Google Meetの会議URLを発行し、関係者に手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるURLの共有漏れや遅延は、機会損失に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると、Google Meetの会議スペース作成から通知までが自動で実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた問い合わせへの対応を効率化したいと考えている方
• Google Meetでのオンライン会議の設定と共有を手作業で行っている担当者の方
• Slackを活用して、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から会議設定、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業による会議URLの作成漏れや関係者への通知ミスなどを防ぎ、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、Google Meet、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」のアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストに加え、Zoho Formsの回答内容や作成されたGoogle Meetの会議URLなどを変数として埋め込み、動的に作成できます。

■注意事項

・Zoho Forms、Google Meet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。