Gmailで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受け取った請求書の情報を、都度ファイルを開いて内容を確認し、手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書PDFからAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した請求書の転記作業に、多くの時間を費やしている経理担当者の方
• 請求書データの管理にGoogle スプレッドシートを利用し、手作業での入力に課題を感じている方
• 請求書処理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで請求書を受信後、自動で内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のラベルが付与された請求書メールを起点にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付されている請求書ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローの中核となるOCR（画像・PDFから文字を読み取る）機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープラン・ミニプランでは該当のオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
• Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、このワークフローで利用しているOCR機能を含む、全ての機能をお試しいただくことができます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924