■概要
Webサイトのフォームから問い合わせがあった際、その都度Microsoft Dynamics365 Salesに取引先情報を手入力していませんか？
この作業は手間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業が自動で作成されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからのリード情報を手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに登録している営業担当者の方
- 問い合わせ対応の初動を早め、顧客情報を正確に管理したいと考えているマーケティング担当者の方
- 営業部門の定型業務を自動化し、組織全体の生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で取引先情報が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記がなくなることで、企業名や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのアカウントとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携させます。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。ここで自動化の起点となるフォームを作成、または既存のフォームを連携します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業を作成」のアクションを設定します。フォームから取得した会社名などの情報を、作成する取引先企業の各項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するフォームの質問項目は、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
会社名や担当者名、連絡先など、必要な情報を取得できるように設定します。 - Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業を作成する際に、企業名や説明などの各項目に、トリガーのフォームで取得したどの情報を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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