Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する

■概要

Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方
• 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方
• 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。
• Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。