Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する

■概要

Googleフォームで受け取った名刺などの添付ファイルを、手作業で確認しMicrosoft Dynamics365 Salesに一件ずつ登録する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして添付ファイルが自動でOCR処理され、抽出されたテキスト情報をもとにMicrosoft Dynamics365 Salesへリードが作成されるため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った添付ファイルの情報を手作業で管理している方
• Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録を効率化したい営業やマーケティング担当者の方
• OCR技術を活用し、紙媒体からのデータ入力の自動化を検討しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からリード作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームから特定の回答内容を取得し、Microsoft Dynamics365 Salesの項目にマッピングする際は、JSONPathを用いた設定が必要です。
• OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランの場合、設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能であり、無料トライアル中にはOCR機能を含む全ての機能を使用することができます。