Gmailで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録する

■概要

Gmailで受信したお礼メールや問い合わせメールの署名情報。これらを手作業でコピーし、Microsoft Dynamics365 Salesへ一つひとつ登録していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが署名情報を自動で抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesへ新しいリードとして登録までを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったメールから、手作業でリード情報を登録している営業担当者の方
• Microsoft Dynamics365 Salesへのデータ入力作業を効率化し、ミスをなくしたい方
• 定型業務から解放され、顧客対応などのコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認からMicrosoft Dynamics365 Salesへの入力までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• AIによる正確なデータ抽出と自動登録により、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文から署名情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）を抽出します。
4. オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リード情報を検索」アクションを設定し、すでに登録済みのリードでないかを確認します。
5. 分岐機能を設定し、検索結果に応じて「リードが存在しない場合のみ次の処理に進む」といった条件を設定します。
6. オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるラベルを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、抽出したい情報に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集できます。
• Microsoft Dynamics365 Salesでのリード検索では、検索のキーとする項目や検索ワードを任意で設定可能です。
• 分岐機能では、既存リードが見つかった場合のアクションなど、その後の処理の条件を自由に設定してください。
• Microsoft Dynamics365 Salesへのリード作成では、抽出したどの情報をどの項目に登録するかを任意でマッピングできます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。