Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Googleフォーム
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを手作業で確認し、内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローではGoogleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、指定のGoogleドキュメントにその内容を追記するためデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を手作業で転記している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務の効率化を進めたい担当者の方
- Googleドキュメントへの情報集約を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取ったファイルの内容を目視で確認し、手入力する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、添付ファイルの情報を含む回答を取得します。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、実際の運用に合わせて質問項目や回答形式を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を自由に指定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したい対象のドキュメントを任意で選択してください。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加
値を置換
新しいドキュメントを作成する
ドキュメントのコンテンツを取得
ドキュメントに画像を挿入
ドキュメントのタブを追加
回答の一覧を取得
特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得（回答期間を指定）
フォームの質問を取得
フォームのタイトルや説明を更新する
フォームの設問タイトルや説明を更新する
新しいフォームを作成
フォームの公開設定を更新
フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
