Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを手作業で確認し、内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローではGoogleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、指定のGoogleドキュメントにその内容を追記するためデータ入力に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を手作業で転記している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務の効率化を進めたい担当者の方
• Googleドキュメントへの情報集約を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受け取ったファイルの内容を目視で確認し、手入力する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を向上させることが可能です。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、添付ファイルの情報を含む回答を取得します。
4. Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルをダウンロードします。
5. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームは、実際の運用に合わせて質問項目や回答形式を任意で設定してください。
• OCR機能では、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を自由に指定できます。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したい対象のドキュメントを任意で選択してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。