定期スケジュールでOneDriveの新規PDFをOCRしNotionに追加する

■概要

OneDriveに定期的にアップされる請求書や申込書などのPDF。その内容を都度確認してNotionに手入力する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、指定したスケジュールでOneDrive内のPDFを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をNotionのデータベースに自動で追加します。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したPDFの内容を、手作業でNotionに転記している方
• 紙の書類をスキャンし、PDF化して管理している部署の業務効率化担当者の方
• 定期的に発生するデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 定時実行により、これまで手作業で行っていたPDFの内容確認とNotionへのデータ転記に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• OCR機能でテキストを自動抽出しNotionに直接追加するため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理を実行するようにします。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、処理対象のPDFファイルを探します。
5. 検索したファイルを対象に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
7. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能の「指定したスケジュールになったら」では、実行したい曜日や日付、時刻などを自由に設定できます。
• 分岐機能の「分岐する」では、取得した値（ファイル名など）と条件を指定し、後続の処理を実行するかどうかを柔軟に設定可能です。
• OneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」では、検索対象としたいドライブIDや、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを指定できます。
• OneDriveの「ファイルをダウンロード」では、処理対象としたいファイルのアイテムIDと、それが保存されているドライブIDを指定します。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、ファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」では、追加先のデータベースIDを指定し、どのプロパティにOCRで抽出した情報を入力するかをアウトプットを活用して設定します。

■注意事項

• OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。