OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookで通知する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や各種書類の内容を一つひとつ開き、手作業で確認してメールで通知する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、その内容をOutlookで関係者に通知する一連のプロセスを自動化するため、手作業による確認や通知の手間を解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで受け取った請求書などの内容確認と通知を手作業で行っている方
• Outlookを使い、書類の内容に応じた情報共有を効率化したいと考えている方
• ファイルの内容確認漏れや通知遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードから内容の読み取り、通知までを自動化し、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるテキストの読み間違いや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの種類など特定の条件に基づいてその後の処理を分けられるようにします。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• 「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したファイルのアイテムIDを設定します。
• 分岐機能では、作成日など、業務に合わせた条件を任意で設定できます。
• OCR機能のアクションで、請求書番号や金額など、読み取りたい項目を任意で設定してください。
• Outlookのアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定します。

■注意事項

• OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください