Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する

■概要

Googleフォームで添付ファイルを受け付けた際、ファイルを開いて内容を確認し、手作業で関係者にメール通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をOutlookで指定の宛先に通知します。定型的な確認・通知業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで請求書や申込書などの添付ファイルを受け取っている方
• 添付ファイルの内容確認とOutlookでの通知を手作業で行っている方
• 定型書類の確認・転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容の読み取り、通知までを自動化し、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による内容の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームの回答に含まれる添付ファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
• メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことで、通知内容を動的に変更することが可能です。
• メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、業務に合わせたフォーマットで通知できます。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。