■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などの書類の内容を都度確認し、手作業で要約してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCRでの文字抽出からAnthropic（Claude）による要約、Google Chatへの通知までの一連の流れを自動化し、情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFや画像ファイルの情報を手作業で要約、共有している方
- Anthropic（Claude）などの生成AIを活用して、情報収集や共有を効率化したい方
- Google Chatでの迅速な情報共有を重視しており、手作業による通知漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後の文字起こし、要約、通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での転記やコピペ作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Anthropic（Claude）、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAnthropic（Claude）の「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、生成された要約文を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Anthropic（Claude）のアクションでは、OCRで抽出したテキストを変数としてプロンプトに含めることができ、要約の形式なども自由に指示できます。
- Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できるほか、本文にAnthropic（Claude）の要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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