■概要
海外から送られてくる請求書や資料など、外国語のドキュメントを都度翻訳してチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイルをダウンロードし、翻訳ツールに貼り付けて結果を転記するといった手作業は、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からDeepLでの翻訳、Notionへの情報追加までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の文献や契約書などを扱う機会が多く、翻訳作業の効率化を求めている方
- Google DriveとNotionで情報管理をしており、手作業での転記をなくしたい方
- 多言語のドキュメント管理を自動化し、チームでの円滑な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCR、翻訳、Notionへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストや転記がなくなることで、翻訳漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DeepL、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 続いて、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストなどの情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取りたいテキストの範囲や項目を、書類のフォーマットに合わせて柔軟に設定することが可能です。
- DeepLのアクションでは、翻訳対象のテキストとして前段階で取得した情報を変数として利用でき、翻訳先の言語も任意で指定できます。
- Notionへレコードを追加する際に、各プロパティに翻訳後のテキストや元のファイル名など、どの情報を割り当てるかを任意でマッピング設定できます。
■注意事項
- Google Drive、DeepL、NotionをYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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