■概要
請求書や議事録など、Google Driveに保存された書類の内容確認、要約、そして管理表への転記は手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、複数のファイルを手作業で処理する場合、時間もかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでの文字抽出、DeepSeekによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存された書類の内容を手作業で要約し、転記している方
- 書類管理や情報整理のプロセスを効率化したいと考えている業務担当者の方
- OCRや生成AIを活用した業務自動化に興味があるDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードから要約、転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、要約内容のばらつきなどを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DeepSeek、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- その後、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などの情報を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- DeepSeekでは、要約したい文章を自由に指定でき、OCRで取得した情報を変数として利用できます。
- Google スプレッドシートでは、記録先のファイルとシートを任意で指定でき、各項目にどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Google DriveとDeepSeekのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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