Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Gmailでメールを送信する

■概要

Google Driveに保存した議事録や報告書の内容を都度確認し、要約を作成してメールで共有する作業に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローは、Google Driveにファイルがアップロードされると、OCR機能で自動で文字を読み取り、その内容をPerplexityが要約、作成された要約文をGmailで自動送信します。手作業による一連の情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上の書類を基に要約を作成し、Gmailで共有する業務を担当している方
• PerplexityやOCRを活用して、ドキュメントのテキスト化や要約作業を効率化したい方
• 手作業による情報共有プロセスでの、情報の抜け漏れや伝達遅延といった課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから要約、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れを防ぎ、正確な情報を関係者へ迅速に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Perplexity、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Perplexityで生成した要約文を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキスト項目を任意でカスタム設定できます。
• Perplexityでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として文章に含めることが可能です。
• Gmailの設定では、宛先（To, CC, BCC）のほか、件名や本文にPerplexityが生成した要約などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google Drive、Perplexity、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。