Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで重要度を振り分け添付ファイルをGoogle Driveに格納する

■概要

毎日多くのメールを受け取り、重要な添付ファイルの管理に追われていませんか？特に、内容を確認して優先順位をつけ、Google Driveに保存する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、AIが自動でメール内容の重要度を判断し、添付ファイルをGoogle Driveへ格納します。手作業によるメール処理の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール対応と添付ファイルの管理に多くの時間を費やしている方
• AIを活用してメールの重要度を自動で判断し、業務を効率化したい方
• Google Driveへのファイル保存を手作業で行い、ミスの発生に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から内容判断、ファイル保存までを自動化できるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
• AIが内容に基づき重要度を判断し、自動でファイル格納を行うため、確認漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメールの内容から重要度を判定させます。
4. 次に、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度に応じて処理を分岐させます。
5. 各分岐のオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されているファイルを格納します。
6. 最後に、オペレーションで「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、重要度に応じた通知を行います。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、添付ファイルを格納する先のフォルダを任意で設定することが可能です。
• アップロードする際のファイル名は、メールの件名や日付など、事前に取得した情報を用いて自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。