Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで重要度を振り分け添付ファイルをBoxに格納する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメール、特に添付ファイル付きのものを一つひとつ確認し、手作業でBoxに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、AIがメールの重要度を自動で判定し、添付ファイルをBoxに格納までの一連の流れを自動化できるため、こうしたメール対応業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイル付きメールの管理を効率化したい方
• AIを活用してメールの内容を判断し、業務を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存や分類での、ミスや時間のロスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIがメールの重要度を自動で判定しファイルを保存するため、手作業での確認や分類に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動化によって、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、メール本文を基に重要度を判定させます。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを格納します。
5. 最後に、進行先切り替え機能を設定し、AIが判定した重要度に応じて、チャネルへのメッセージ送信などの処理を分岐させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ファイルをアップロード」するアクションでは、ファイルの格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
• 同じくBoxのアクションにて、アップロードするファイル名は自由に設定でき、Gmailで受信したメールの件名などの情報を含めることも可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。