Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して定型文メールを返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の問い合わせには迅速な一次対応が求められるため、対応漏れや遅延は避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信されると、Outlookから定型文メールが自動で返信されます。これにより、課題を迅速に解決できます。

‍■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている担当者の方
• Outlookを使い、手作業で定型文のメールをコピー＆ペーストして返信している方
• 問い合わせへの一次対応を自動化し、顧客満足度を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの特定の回答をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による返信時の対応漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、均一な品質での対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のGoogleフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの特定の回答内容を条件に、後続のアクションを実行するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択して「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ定型文メールが自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Googleフォームのどの質問項目に対する、どの回答を条件にフローを起動させるかを任意で設定してください。例えば「お問い合わせ種別」が「資料請求」の場合のみメールを送信する、といった設定が可能です。
• Outlookで送信するメールの宛先、件名、本文を任意で設定してください。本文には、Googleフォームの回答内容（氏名や会社名など）を差し込んで、パーソナライズした内容にすることもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。