Jotformの回答内容をもとに契約書を発行してOneDriveに格納する

■概要

Jotformで収集した情報を基に、手作業で契約書を作成してOneDriveへ格納する作業に、手間を感じていませんか。この一連の作業は、担当者の時間を奪うだけでなく、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をきっかけに、契約書の自動発行からOneDriveへの格納までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受けた回答をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当者の方
• 契約書をOneDriveで管理しており、格納作業の効率化を図りたいと考えている方
• フォームの回答収集から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答情報をもとに契約書発行とOneDriveへの格納が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにJotformの情報を反映させ、契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書を指定の場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意で指定することが可能です。
• ファイル名やフォルダ名に、Jotformから取得した回答内容（会社名や氏名など）を変数として設定し、動的に変更することもできます。

■注意事項

• JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581