Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

■概要

Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方
• Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方
• フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。
• Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。
• Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133