■概要

Jotformで受け付けたアンケートや申込フォームの回答内容を、手作業で書類化してBoxに格納する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容に基づいた書類を自動で発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを自動化できるため、一連の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた回答内容を、手作業で書類化しBoxで管理している方
• 定型的な書類作成やファイル格納業務の時間を削減し、コア業務に集中したい方
• JotformとBoxを連携させ、手作業によるデータ入力のミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答取得から書類発行、Boxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記やファイル操作が不要になるため、入力ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDF書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
• ファイル名や格納先のフォルダ名に、Jotformから取得した回答内容（氏名や受付番号など）を変数として設定し、動的に変更することもできます。

■注意事項

• Jotform、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581